Chuyển tới nội dung chính

🏢 Tài sản & Khấu hao

Phân hệ Tài sản (account.asset.asset) giúp bạn quản lý tài sản cố định, theo dõi khấu hao định kỳ và tự động sinh bút toán ghi nhận chi phí khấu hao. Hệ thống Xbook hỗ trợ hai phương pháp khấu hao (đường thẳng / số dư giảm dần), lập bảng khấu hao (Depreciation Board) và xử lý thanh lý / bán tài sản.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/assets/01.png — Danh sách tài sản với cột trạng thái.

🗂️ Cấu hình loại tài sản (Asset Category)​

Mỗi tài sản phải thuộc một Loại tài sản (Asset Category) — nơi khai báo sẵn tài khoản hạch toán, sổ nhật ký và phương pháp khấu hao mặc định.

  1. Vào Kế toán → Cấu hình → Kế toán (Accounting) → Loại tài sản (Asset Category).
  2. Nhấn Mới và đặt tên loại tài sản (ví dụ: Máy tính, Thiết bị văn phòng).
  3. Tại nhóm Bút toán (Journal Entries), chọn Sổ nhật ký (Journal) và ba tài khoản: Tài khoản tài sản (Asset Account), Tài khoản khấu hao (Depreciation Entries: Asset Account), Tài khoản chi phí khấu hao (Depreciation Entries: Expense Account).
  4. Tại nhóm Định kỳ (Periodicity), chọn cách tính thời gian (Time Method Based On), số kỳ và độ dài mỗi kỳ.
  5. Tại nhóm Phương pháp khấu hao (Depreciation Method), chọn đường thẳng (Linear) hoặc số dư giảm dần (Degressive).
  6. Tại nhóm Tùy chọn bổ sung (Additional Options) có thể bật Tự động xác nhận tài sản (Auto-Confirm Assets) và Gộp bút toán (Group Journal Entries).

💡 Khi bật Tự động xác nhận tài sản (open_asset), tài sản tạo từ hóa đơn mua sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đang chạy.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/assets/02.png — Form Loại tài sản với tài khoản và phương pháp khấu hao.

➕ Tạo tài sản cố định​

  1. Vào Kế toán → Cấu hình → Kế toán (Accounting) → Tài sản (Assets).
  2. Nhấn Mới, nhập Tên tài sản (Asset Name).
  3. Chọn Loại tài sản (Asset Category) — hệ thống tự điền sẵn phương pháp khấu hao từ loại tài sản.
  4. Nhập Tham chiếu (Reference), Ngày (Date) ghi tăng tài sản.
  5. Nhập Nguyên giá (Gross Value), Giá trị thanh lý (Salvage Value) nếu có và chọn Nhà cung cấp (Vendor).
  6. Mở thẻ Thông tin khấu hao (Depreciation Information) để xem/chỉnh phương pháp và số kỳ.
  7. Lưu.

⚠️ Các trường Nguyên giá, Loại tài sản, Phương pháp và số kỳ chỉ chỉnh sửa được khi tài sản còn ở trạng thái Nháp (Draft).

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/assets/03.png — Form tài sản mới ở trạng thái Nháp.

Các trường chính​

TrườngÝ nghĩa
Tên tài sản (Asset Name)Tên gọi của tài sản
Tham chiếu (Reference)Mã tham chiếu nội bộ
Loại tài sản (Asset Category)Loại tài sản, quyết định tài khoản & phương pháp
Ngày (Date)Ngày ghi tăng / mua tài sản
Nguyên giá (Gross Value)Giá trị gốc của tài sản (value)
Giá trị thanh lý (Salvage Value)Phần giá trị không khấu hao (salvage_value)
Giá trị còn lại (Residual Value)Giá trị chưa khấu hao, tính tự động (value_residual)
Nhà cung cấp (Vendor)Đối tác bán tài sản
Hóa đơn (Invoice)Hóa đơn mua liên kết, nếu có

⚙️ Phương pháp & kỳ khấu hao​

Mở thẻ Thông tin khấu hao (Depreciation Information) trên form tài sản:

TrườngÝ nghĩa
Phương pháp (Computation Method)Đường thẳng (Linear) = Nguyên giá / Số lần khấu hao; Số dư giảm dần (Degressive) = Giá trị còn lại × Hệ số giảm dần
Hệ số giảm dần (Degressive Factor)Tỷ lệ áp dụng cho phương pháp số dư giảm dần (method_progress_factor); chỉ hiện khi chọn Degressive
Phương pháp thời gian (Time Method Based On)Số kỳ (Number of Entries) hoặc Ngày kết thúc (Ending Date)
Số lần khấu hao (Number of Depreciations)Số kỳ khấu hao (method_number)
Số tháng mỗi kỳ (Number of Months in a Period)Khoảng thời gian giữa 2 lần khấu hao, tính theo tháng (method_period)
Ngày kết thúc (Ending Date)Mốc dừng khấu hao khi chọn theo Ngày kết thúc (method_end)
Prorata TemporisTính khấu hao kỳ đầu từ đúng ngày mua thay vì đầu kỳ

💡 Prorata Temporis chỉ áp dụng được khi Phương pháp thời gian là Số kỳ (Number of Entries).

📋 Bảng khấu hao (Depreciation Board)​

Bảng khấu hao liệt kê toàn bộ các dòng khấu hao dự kiến theo từng kỳ.

  1. Trên form tài sản, ở trạng thái Nháp nhấn nút Compute Depreciation (Tính khấu hao) để hệ thống sinh bảng.
  2. Mở thẻ Depreciation Board (Bảng khấu hao) để xem chi tiết.

Mỗi dòng khấu hao hiển thị:

CộtÝ nghĩa
Ngày khấu hao (Depreciation Date)Ngày ghi nhận khấu hao của kỳ
Khấu hao (Depreciation)Số tiền khấu hao kỳ này (amount)
Khấu hao lũy kế (Cumulative Depreciation)Tổng đã khấu hao đến kỳ (depreciated_value)
Còn lại (Residual)Giá trị còn lại sau kỳ (remaining_value)

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/assets/04.png — Thẻ Bảng khấu hao với các dòng khấu hao theo kỳ.

✅ Xác nhận tài sản​

  1. Trên tài sản ở trạng thái Nháp, nhấn nút Confirm (Xác nhận).
  2. Tài sản chuyển sang trạng thái Đang chạy (Running) — các dòng khấu hao có thể được ghi nhận vào sổ kế toán.

💡 Khi cần đưa tài sản đang chạy về Nháp, dùng nút Set to Draft (Đặt về Nháp). Nút này chỉ khả dụng khi tài sản chưa phát sinh bút toán nào.

🔁 Ghi nhận khấu hao định kỳ​

Việc ghi nhận khấu hao sinh bút toán từ các dòng trong bảng khấu hao. Có hai cách:

Cách 1 — Ghi nhận từng dòng trên tài sản:

  1. Mở tài sản (trạng thái Đang chạy) → thẻ Depreciation Board.
  2. Trên dòng khấu hao đến kỳ, dùng nút chuyển trạng thái ở cột Linked để tạo và ghi sổ bút toán.

Cách 2 — Ghi nhận hàng loạt theo tháng:

  1. Vào Kế toán → Kế toán (Accounting) → Generate Entries → Generate Assets Entries (Tạo bút toán tài sản).
  2. Chọn Ngày hạch toán (Account Date) — kỳ cần ghi nhận.
  3. Nhấn Generate Entries (Tạo bút toán). Hệ thống sinh bút toán cho mọi tài sản Đang chạy có dòng khấu hao đến hạn trong kỳ.

💡 Hệ thống cũng có tác vụ nền tự động sinh bút toán khấu hao định kỳ hằng tháng cho các tài sản đang chạy.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/assets/05.png — Hộp thoại Tạo bút toán tài sản theo kỳ.

✏️ Điều chỉnh khấu hao​

Khi cần thay đổi thời gian/số kỳ khấu hao của tài sản đang chạy:

  1. Mở tài sản (trạng thái Đang chạy).
  2. Nhấn nút Modify Depreciation (Điều chỉnh khấu hao).
  3. Nhập Lý do (Reason), điều chỉnh Số lần khấu hao (Number of Depreciation), Độ dài kỳ (Period Length) hoặc Ngày kết thúc (Ending date).
  4. Nhấn Modify. Hệ thống tính lại bảng khấu hao và ghi lịch sử thay đổi vào nhật ký trao đổi (chatter).

⚠️ Số lần khấu hao mới phải lớn hơn số bút toán đã ghi/đang nháp, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi.

💰 Thanh lý / Bán tài sản​

  1. Mở tài sản ở trạng thái Đang chạy.
  2. Nhấn nút Sell or Dispose (Bán hoặc Thanh lý).
  3. Hệ thống gộp toàn bộ giá trị còn lại vào một dòng khấu hao cuối, tạo bút toán thanh lý (Disposal Move) chờ phê duyệt và mở bút toán đó để bạn kiểm tra.

Khi dòng khấu hao cuối cùng được ghi sổ và giá trị còn lại bằng 0, tài sản tự động chuyển sang trạng thái Đóng (Close).

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/assets/06.png — Bút toán thanh lý tài sản chờ phê duyệt.

🚦 Các trạng thái tài sản​

Trạng tháiÝ nghĩa
Nháp (Draft)Tài sản mới tạo, có thể chỉnh sửa và tính lại bảng khấu hao
Đang chạy (Running)Tài sản đã xác nhận; các dòng khấu hao có thể ghi sổ
Đóng (Close)Tài sản đã khấu hao hết hoặc đã thanh lý / bán

⚠️ Không thể xóa tài sản đang ở trạng thái Đang chạy hoặc Đóng, cũng không thể xóa tài sản đã có bút toán đã ghi sổ.

Liên quan​