🏦 Đối chiếu ngân hàng
Đối chiếu ngân hàng là quy trình so khớp sao kê ngân hàng (bank statement) với các bút toán đang chờ trong hệ thống, để bảo đảm số dư sổ sách khớp với số dư thực tế tại ngân hàng. Bạn nhập từng dòng sao kê (thủ công hoặc import), đối chiếu mỗi dòng với hóa đơn/thanh toán tương ứng, rồi để hệ thống kiểm tra số dư đầu kỳ và cuối kỳ.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/bank-reconciliation/01.png— màn hình danh sách Sao kê ngân hàng với các cột Số dư đầu kỳ và Số dư cuối kỳ.
Mở danh sách sao kê ngân hàng
Vào Kế toán → Kế toán → Ngân hàng & Tiền mặt → Sao kê ngân hàng (Bank Statements) để xem toàn bộ sao kê của các sổ nhật ký loại ngân hàng.
Danh sách hiển thị mỗi sao kê kèm số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Những sao kê có vấn đề (số dư chưa khớp hoặc đối chiếu chưa đầy đủ) được tô màu cảnh báo để bạn nhận biết nhanh.
💡 Với sổ nhật ký loại Tiền mặt, dùng mục Kế toán → Kế toán → Ngân hàng & Tiền mặt → Sổ quỹ tiền mặt (Cash Registers) ngay bên dưới.
⚠️ Sao kê không được tạo trực tiếp bằng nút "Mới" trên màn hình danh sách. Sao kê được sinh ra từ các giao dịch trong sổ nhật ký ngân hàng (nhập tay từng dòng hoặc import tệp sao kê), sau đó các dòng được gom thành sao kê.
Nhập sao kê ngân hàng
Mỗi dòng sao kê là một giao dịch ngân hàng thực tế. Có hai cách đưa dữ liệu vào hệ thống:
- Nhập thủ công: vào sổ nhật ký ngân hàng tương ứng (qua bảng điều khiển kế toán) và thêm từng giao dịch.
- Import tệp sao kê: tải lên tệp do ngân hàng cung cấp; khi đó tên tham chiếu bên ngoài và chi tiết giao dịch được lưu lại tự động.
Mỗi dòng sao kê có các trường chính sau:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ngày (Date) | Ngày giao dịch trên sao kê |
| Nhãn (Label) | Mô tả/diễn giải của giao dịch ngân hàng |
| Đối tác (Partner) | Khách hàng hoặc nhà cung cấp liên quan đến giao dịch |
| Số tiền (Amount) | Giá trị giao dịch; dương là tiền vào, âm là tiền ra |
| Số tài khoản ngân hàng (Bank Account Number) | Số tài khoản đối tác lấy từ tệp import (nếu có) |
| Số dư lũy kế (Running Balance) | Số dư tích lũy tính tới dòng đang xét |
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/bank-reconciliation/02.png— form một dòng sao kê với Ngày, Nhãn, Đối tác và Số tiền.
💡 Nếu giao dịch ở loại tiền khác với sổ nhật ký, dùng trường Tiền tệ ngoại tệ (Foreign Currency) và Số tiền theo ngoại tệ (Amount in Currency) để ghi nhận giá trị quy đổi.
Đối chiếu từng dòng sao kê
Sau khi có các dòng sao kê, bạn khớp mỗi dòng với một bút toán đang chờ (hóa đơn khách, thanh toán, hóa đơn nhà cung cấp...). Quy trình thực hiện:
- Mở dòng sao kê cần đối chiếu.
- Chọn (các) khoản đang chờ đối chiếu tương ứng — hệ thống chỉ gợi ý những khoản chưa đối chiếu, đã ở trạng thái đã vào sổ (posted) và thuộc tài khoản cho phép đối chiếu.
- Khi tổng số tiền khớp, hệ thống đánh dấu dòng là Đã đối chiếu (Is Reconciled) và tạo các bút toán cân đối tương ứng.
Trong khi chưa khớp xong, phần chênh lệch được giữ tạm trên tài khoản chờ (suspense account) của sổ nhật ký, nên sổ sách luôn cân.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/bank-reconciliation/03.png— giao diện đối chiếu một dòng sao kê với danh sách khoản chờ khớp bên cạnh.
💡 Khi xem một bút toán hoặc dòng hạch toán, bạn cũng có thể chọn nhiều dòng rồi dùng thao tác Đối chiếu (Reconcile) để khớp chúng với nhau.
⚠️ Nếu cần hủy việc khớp đã thực hiện trên một dòng sao kê, dùng thao tác hoàn tác đối chiếu để đưa các dòng hạch toán về trạng thái ban đầu và đặt lại đánh dấu Đã rà soát (Reviewed).
So số dư sổ với số dư ngân hàng
Khi mọi dòng của một sao kê đã được nhập và xác nhận, hệ thống tự kiểm tra hai điều kiện:
- Đầy đủ (is_complete): số dư cuối kỳ tính toán từ các dòng (Computed Balance) bằng đúng Số dư cuối kỳ (Ending Balance) bạn khai báo.
- Hợp lệ (is_valid): số dư đầu kỳ của sao kê khớp với số dư cuối kỳ của sao kê liền trước trong cùng sổ nhật ký.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số dư đầu kỳ (Starting Balance) | Số dư ngân hàng ở đầu sao kê |
| Số dư cuối kỳ tính toán (Computed Balance) | Số dư cuối tính từ số dư đầu kỳ cộng các dòng đã vào sổ |
| Số dư cuối kỳ (Ending Balance) | Số dư ngân hàng thực tế bạn nhập để đối chiếu |
Nếu một trong hai điều kiện không thỏa, hệ thống báo lý do, ví dụ: số dư lũy kế không khớp với số dư cuối kỳ đã khai, hoặc số dư đầu kỳ không khớp sao kê trước đó (có thể thiếu một sao kê ở giữa).
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/bank-reconciliation/04.png— sao kê đã hoàn tất với số dư cuối kỳ tính toán trùng số dư ngân hàng.
💡 Bạn có thể lọc nhanh các sao kê có vấn đề bằng bộ lọc Không hợp lệ (Invalid) trên thanh tìm kiếm để xử lý dứt điểm chênh lệch.
⚠️ Không thể xóa một giao dịch nằm trong sao kê đã hợp lệ và đầy đủ. Nếu cần sửa, hãy xử lý/gỡ sao kê trước.
Liên quan
- Thanh toán — khớp thanh toán khách
- Bút toán
- Cấu hình & Báo cáo