Chuyển tới nội dung chính

🎯 Ngân sách

Phân hệ Ngân sách (Budget) giúp bạn lập kế hoạch thu/chi theo từng kỳ và so sánh số thực tế (Practical) với số kế hoạch (Planned), qua đó theo dõi tỷ lệ đạt (Achievement) và biết mình đang dưới hay vượt ngân sách. Ngân sách được lập theo vị trí ngân sách (Budgetary Position) — nhóm các tài khoản kế toán — và/hoặc theo tài khoản phân tích (Analytic Account).

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/budget/01.png — danh sách Ngân sách (Budgets) với các cột Tên, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, người phụ trách và trạng thái.

🧱 Khái niệm cơ bản​

Một phiếu ngân sách gồm thông tin kỳ ở phần đầu và nhiều dòng ngân sách (Budget Lines) bên trong. Mỗi dòng gắn với một vị trí ngân sách hoặc một tài khoản phân tích (hoặc cả hai) và mang con số kế hoạch riêng.

Đối tượngÝ nghĩa
Ngân sách (Budget)Phiếu ngân sách cho một kỳ, gồm tên, người phụ trách và khoảng thời gian
Dòng ngân sách (Budget Line)Một khoản mục kế hoạch trong phiếu, gắn với vị trí ngân sách và/hoặc tài khoản phân tích
Vị trí ngân sách (Budgetary Position)Nhóm các tài khoản kế toán dùng để đối chiếu số thực tế

⚠️ Mỗi dòng ngân sách bắt buộc có ít nhất một trong hai: vị trí ngân sách hoặc tài khoản phân tích. Nếu bỏ trống cả hai, hệ thống sẽ báo lỗi khi lưu.

🗂️ Tạo vị trí ngân sách (Budgetary Position)​

Vị trí ngân sách gom các tài khoản kế toán lại để hệ thống biết lấy số thực tế từ đâu (ví dụ nhóm các tài khoản chi phí, hoặc nhóm các tài khoản doanh thu).

  1. Vào Kế toán → Cấu hình → Kế toán (Accounting) → Budgetary Positions.
  2. Nhấn Tạo mới để mở phiếu vị trí ngân sách.
  3. Nhập Name (Tên) cho vị trí, ví dụ "Chi phí bán hàng" hay "Doanh thu".
  4. Mở thẻ Accounts và chọn các tài khoản kế toán thuộc vị trí này (cột mã và tên tài khoản).
  5. Lưu.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/budget/02.png — phiếu Budgetary Position với trường Name và thẻ Accounts liệt kê các tài khoản.

⚠️ Một vị trí ngân sách phải có ít nhất một tài khoản. Nếu thẻ Accounts để trống, hệ thống báo lỗi và không cho lưu.

🧾 Lập một phiếu ngân sách​

  1. Vào Kế toán → Cấu hình → Kế toán (Accounting) → Budgets.
  2. Nhấn Tạo mới.
  3. Nhập Budget Name (Tên ngân sách).
  4. Chọn Responsible (Người phụ trách) — mặc định là người dùng hiện tại.
  5. Đặt Period (Kỳ ngân sách): Start Date (Ngày bắt đầu) và End Date (Ngày kết thúc).
  6. Lưu phiếu.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/budget/03.png — phiếu Budget với tên, người phụ trách, kỳ ngân sách và thanh trạng thái.

Thêm các dòng ngân sách (Budget Lines)​

Trong thẻ Budget Lines, thêm từng khoản mục kế hoạch:

  1. Nhấn Thêm một dòng trong thẻ Budget Lines.
  2. Chọn Budgetary Position (Vị trí ngân sách) cho dòng, và/hoặc chọn Analytic Account (Tài khoản phân tích).
  3. Đặt Start Date và End Date cho dòng — hệ thống tự gợi ý theo kỳ của phiếu.
  4. Nhập Planned Amount (Số kế hoạch): ghi số dương nếu là doanh thu, số âm nếu là chi phí.
  5. Lặp lại cho các khoản mục khác rồi Lưu.

💡 Các dòng ngân sách chỉ chỉnh sửa được khi phiếu đang ở trạng thái Draft (Nháp). Sau khi xác nhận, các trường bị khóa.

⚠️ Start Date và End Date của mỗi dòng phải nằm trong kỳ (Period) của phiếu ngân sách. Đặt ngày ngoài kỳ sẽ bị báo lỗi.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/budget/04.png — thẻ Budget Lines với các cột Budgetary Position, Analytic Account, kỳ, Planned/Practical/Theoretical Amount và Achievement.

🔄 Quy trình trạng thái ngân sách​

Phiếu ngân sách đi qua các trạng thái bằng các nút trên thanh tiêu đề:

Nút bấmTrạng thái sau khi bấmHiển thị khi
Confirm (Xác nhận)ConfirmedPhiếu đang ở Draft
Approve (Phê duyệt)ValidatedPhiếu đang ở Confirmed
Done (Hoàn tất)DonePhiếu đang ở Validated
Cancel Budget (Hủy ngân sách)CancelledPhiếu đang ở Confirmed hoặc Validated
Reset to Draft (Về Nháp)DraftPhiếu đang ở Cancelled

Các trạng thái: Draft (Nháp) → Confirmed (Đã xác nhận) → Validated (Đã phê duyệt) → Done (Hoàn tất); có thể Cancelled (Đã hủy) từ Confirmed/Validated.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/budget/05.png — thanh trạng thái phiếu ngân sách với các nút Confirm, Approve, Done.

📊 Đọc kết quả: Thực tế vs Kế hoạch​

Trên mỗi dòng ngân sách, hệ thống tự tính và hiển thị các cột so sánh:

TrườngÝ nghĩa
Planned Amount (Số kế hoạch)Số bạn dự kiến thu/chi (dương = doanh thu, âm = chi phí)
Practical Amount (Số thực tế)Số thực tế đã thu/chi, lấy từ bút toán hoặc khoản phân tích trong kỳ và phạm vi tài khoản của dòng
Theoretical Amount (Số lý thuyết)Số lẽ ra đã thu/chi tính đến hôm nay, theo tỷ lệ thời gian đã trôi qua trong kỳ
Achievement (Tỷ lệ đạt)So sánh giữa Số thực tế và Số lý thuyết, cho biết bạn đang dưới hay vượt ngân sách

Cơ chế tính số thực tế:

  • Nếu dòng có tài khoản phân tích, số thực tế lấy từ các khoản phân tích (Analytic Items) thuộc tài khoản đó trong kỳ (giới hạn thêm theo các tài khoản của vị trí ngân sách nếu có).
  • Nếu dòng chỉ có vị trí ngân sách, số thực tế lấy từ các bút toán (Journal Items) ghi vào các tài khoản của vị trí đó trong kỳ.

Để xem chứng từ làm nên con số thực tế, nhấn nút Entries... (biểu tượng mũi tên) ở cuối dòng — hệ thống mở danh sách khoản phân tích hoặc bút toán tương ứng đã lọc theo kỳ và tài khoản của dòng.

💡 Trong danh sách dòng, dòng được tô màu để cảnh báo nhanh: dòng doanh thu (Planned dương) hiển thị màu khi vượt mức, dòng chi phí (Planned âm) hiển thị màu cảnh báo khi chi vượt — giúp nhận diện ngay khoản mục cần chú ý.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/budget/06.png — một dòng ngân sách với Planned, Practical, Theoretical, Achievement và nút Entries...

📈 Phân tích ngân sách (Budgets Analysis)​

Để tổng hợp và phân tích chéo nhiều phiếu, vào Kế toán → Báo cáo → Báo cáo quản trị (Management) → Budgets Analysis.

Màn hình này hiển thị toàn bộ dòng ngân sách với các chế độ xem danh sách (list), bảng tổng hợp (pivot) và biểu đồ (graph):

  • Mặc định nhóm theo từng phiếu ngân sách và lọc bỏ các phiếu đã hủy.
  • Trong pivot/graph, các thước đo gồm Planned amount, Theoretical amount, Practical amount và Achievement, giúp so sánh kế hoạch với thực tế trên quy mô lớn.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/budget/07.png — màn hình Budgets Analysis ở chế độ pivot so sánh Planned / Theoretical / Practical.

💡 Bạn cũng có thể xem các khoản ngân sách (Budget Items) ngay trên phiếu tài khoản phân tích: mở một tài khoản phân tích và xem thẻ Budget Items để biết các dòng ngân sách liên quan tới tài khoản đó.

Liên quan​