Chuyển tới nội dung chính

📒 Hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts) là danh mục toàn bộ tài khoản kế toán mà doanh nghiệp dùng để ghi nhận mọi giao dịch ghi nợ/ghi có. Mỗi tài khoản gồm mã tài khoản (Code), tên tài khoản (Account Name) và một loại tài khoản (Type) xác định bản chất của nó (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hay chi phí). Đây là nền tảng để lập bút toán, hóa đơn và các báo cáo tài chính trong Xbook.

📍 Truy cập Hệ thống tài khoản​

  1. Vào Kế toán → Cấu hình → Kế toán → Hệ thống tài khoản.
  2. Hệ thống hiển thị danh sách tài khoản với các cột: Mã (Code), Tên (Account Name), Loại (Type) và cờ Cho phép đối chiếu (Allow Reconciliation).
  3. Dùng bộ lọc bên trái và thanh tìm kiếm để lọc nhanh theo nhóm: Phải thu (Receivable), Phải trả (Payable), Vốn chủ sở hữu (Equity), Tài sản (Assets), Nợ phải trả (Liability), Doanh thu (Income), Chi phí (Expenses).

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/chart-of-accounts/01.png — Màn hình danh sách Hệ thống tài khoản với các cột Mã, Tên, Loại.

🆕 Tạo tài khoản mới​

  1. Vào Kế toán → Cấu hình → Kế toán → Hệ thống tài khoản.
  2. Bấm Mới.
  3. Nhập Tên tài khoản (Account Name) — ví dụ: Tài sản ngắn hạn.
  4. Nhập Mã (Code) — ví dụ: 101000. Mã chỉ gồm chữ, số và dấu chấm.
  5. Tại thẻ Kế toán (Accounting), chọn Loại (Type) phù hợp (xem bảng loại tài khoản bên dưới).
  6. Tùy chọn: gán Thuế mặc định (Default Taxes), Thẻ (Tags) và Tiền tệ (Currency) cho tài khoản.
  7. Tích/bỏ tích cờ Cho phép đối chiếu (Allow Reconciliation) nếu cần.
  8. Bấm Lưu.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/chart-of-accounts/02.png — Biểu mẫu tạo tài khoản mới với Tên, Mã và thẻ Kế toán.

✏️ Sửa tài khoản​

  1. Vào Kế toán → Cấu hình → Kế toán → Hệ thống tài khoản.
  2. Bấm vào dòng tài khoản cần chỉnh sửa để mở biểu mẫu.
  3. Cập nhật các trường cần thiết (tên, loại, thuế mặc định, đối chiếu...).
  4. Bấm Lưu.

💡 Có thể sửa nhanh nhiều tài khoản cùng lúc ngay trên danh sách: tích chọn các dòng rồi chỉnh sửa trực tiếp giá trị trên cột (chế độ chỉnh sửa hàng loạt).

🧾 Các trường chính của tài khoản​

TrườngÝ nghĩa
Tên (Account Name)Tên hiển thị của tài khoản. Bắt buộc nhập.
Mã (Code)Mã số tài khoản, dùng để sắp xếp và tra cứu. Chỉ gồm chữ, số và dấu chấm.
Loại (Type)Loại tài khoản kế toán, quyết định bản chất và cách xử lý trong báo cáo (xem bảng bên dưới). Bắt buộc.
Cho phép đối chiếu (Allow Reconciliation)Cho phép đối chiếu (matching) hóa đơn và thanh toán trên các bút toán của tài khoản này.
Thuế mặc định (Default Taxes)Các loại thuế tự áp dụng mặc định khi tài khoản này được dùng trên dòng hóa đơn/bút toán.
Thẻ (Tags)Nhãn tùy chọn dùng để phân loại tài khoản phục vụ báo cáo.
Tiền tệ (Account Currency)Buộc mọi bút toán trên tài khoản dùng một loại tiền tệ nhất định (ví dụ: tài khoản ngân hàng ngoại tệ).
Đang hoạt động (Active)Tài khoản còn được sử dụng hay đã lưu trữ (ẩn khỏi danh sách).
Mô tả (Description)Diễn giải chi tiết về tài khoản (thẻ Mô tả (Description) trên biểu mẫu).

🗂️ Loại tài khoản (Type)​

Mỗi tài khoản phải thuộc một Loại (Type). Loại tài khoản được nhóm theo năm bản chất kế toán: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.

NhómLoại tài khoản (Type)
Tài sản (Asset)Phải thu (Receivable); Ngân hàng và tiền mặt (Bank and Cash); Tài sản ngắn hạn (Current Assets); Tài sản dài hạn (Non-current Assets); Trả trước (Prepayments); Tài sản cố định (Fixed Assets)
Nợ phải trả (Liability)Phải trả (Payable); Thẻ tín dụng (Credit Card); Nợ ngắn hạn (Current Liabilities); Nợ dài hạn (Non-current Liabilities)
Vốn chủ sở hữu (Equity)Vốn chủ sở hữu (Equity); Lợi nhuận năm hiện tại (Current Year Earnings)
Doanh thu (Income)Doanh thu (Income); Doanh thu khác (Other Income)
Chi phí (Expense)Chi phí (Expenses); Chi phí khác (Other Expenses); Chi phí khấu hao (Depreciation); Giá vốn (Cost of Revenue)
Ngoài bảng (Off Balance)Tài khoản ngoài bảng cân đối (Off-Balance Sheet)

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/chart-of-accounts/03.png — Danh sách lựa chọn Loại tài khoản trên biểu mẫu.

🔁 Cờ Cho phép đối chiếu (Allow Reconciliation)​

Cờ Cho phép đối chiếu (Allow Reconciliation) quyết định tài khoản có cho phép đối chiếu (matching) giữa hóa đơn và thanh toán trên các bút toán hay không. Cờ này thường được bật cho các tài khoản công nợ như Phải thu và Phải trả.

⚠️ Tài khoản thuộc loại Phải thu (Receivable) hoặc Phải trả (Payable) bắt buộc phải bật Cho phép đối chiếu. Nếu tắt cờ này, hệ thống sẽ báo lỗi và không cho lưu.

Liên quan​