📝 Giấy báo nợ (Debit Note)
Giấy báo nợ (Debit Note) được tạo từ một hóa đơn đã vào sổ để làm tăng số tiền phải thu của khách hàng hoặc phải trả cho nhà cung cấp. Đây là nghiệp vụ ngược lại với giấy báo có (Credit Note) — vốn dùng để giảm số tiền — và luôn giữ liên kết với hóa đơn gốc để dễ theo dõi.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/debit-notes/01.png— Hóa đơn đã vào sổ với nút Giấy báo nợ (Debit Note) trên thanh nút lệnh.
📌 Khi nào dùng giấy báo nợ
Giấy báo nợ phù hợp khi bạn cần điều chỉnh tăng giá trị của một hóa đơn đã phát hành mà không sửa trực tiếp hóa đơn gốc, ví dụ: phát sinh thêm chi phí, điều chỉnh tăng đơn giá hoặc số lượng. Trong một số trường hợp, giấy báo nợ còn dùng để bù trừ (hủy hiệu lực) một giấy báo có đã lập trước đó.
Hệ thống cho phép lập giấy báo nợ cho các loại chứng từ sau:
- Hóa đơn bán hàng (Customer Invoice)
- Giấy báo có khách hàng (Customer Credit Note)
- Hóa đơn mua hàng (Vendor Bill)
- Giấy báo có nhà cung cấp (Vendor Credit Note)
⚠️ Chỉ có thể lập giấy báo nợ cho hóa đơn ở trạng thái đã vào sổ (posted). Hệ thống sẽ báo lỗi nếu bạn chọn hóa đơn còn ở bản nháp.
⚠️ Mỗi hóa đơn gốc chỉ liên kết được với một giấy báo nợ. Nếu hóa đơn đã có giấy báo nợ, hệ thống sẽ không cho tạo thêm.
✍️ Tạo giấy báo nợ từ hóa đơn
- Vào Kế toán → Khách hàng → Hóa đơn (với hóa đơn bán) hoặc Kế toán → Nhà cung cấp → Hóa đơn (với hóa đơn mua).
- Mở hóa đơn đã vào sổ cần điều chỉnh tăng.
- Bấm nút Giấy báo nợ (Debit Note) trên thanh nút lệnh của hóa đơn.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/debit-notes/02.png— Bấm nút Giấy báo nợ (Debit Note) trên hóa đơn.
- Tại hộp thoại Tạo giấy báo nợ (Create Debit Note), khai báo các thông tin:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Lý do (Reason) | Diễn giải lý do lập giấy báo nợ. Nội dung này được ghi vào trường tham chiếu (ref) của giấy báo nợ kèm số hóa đơn gốc. |
| Ngày lập giấy báo nợ (Debit Note Date) | Ngày của giấy báo nợ. Mặc định là ngày hiện tại. Đây là trường bắt buộc. |
| Sao chép dòng (Copy Lines) | Tích chọn nếu bạn muốn sao chép toàn bộ các dòng của hóa đơn gốc sang giấy báo nợ để chỉnh sửa lại. Nếu không tích, giấy báo nợ được tạo ra trống các dòng. |
| Sử dụng nhật ký xác định (Use Specific Journal) | Chọn sổ nhật ký riêng cho giấy báo nợ. Nếu để trống, hệ thống dùng sổ nhật ký của bút toán gốc cần ghi nợ. |
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/debit-notes/03.png— Hộp thoại Tạo giấy báo nợ với các trường Lý do, Ngày, Sao chép dòng và Nhật ký.
- Bấm Tạo giấy báo nợ (Create Debit Note) để hoàn tất.
Hệ thống tạo ra một chứng từ mới (hóa đơn bán hoặc hóa đơn mua tương ứng) liên kết với hóa đơn gốc và mở ngay chứng từ đó để bạn kiểm tra.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/debit-notes/04.png— Giấy báo nợ vừa tạo, hiển thị trường Hóa đơn gốc được ghi nợ (Original Invoice Debited).
💡 Khi lập giấy báo nợ từ một giấy báo có, tùy chọn Sao chép dòng được ẩn đi và hệ thống không sao chép các dòng của chứng từ gốc.
🔍 Theo dõi giấy báo nợ
- Trên hóa đơn gốc, sau khi tạo giấy báo nợ sẽ xuất hiện nút thống kê Giấy báo nợ (Debit Notes) hiển thị số lượng. Bấm vào để xem danh sách các giấy báo nợ liên quan.
- Trên giấy báo nợ, trường Hóa đơn gốc được ghi nợ (Original Invoice Debited) cho biết hóa đơn nguồn đã được điều chỉnh.
- Trong danh sách hóa đơn, dùng bộ lọc Giấy báo nợ (Debit Note) để liệt kê nhanh các giấy báo nợ.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/debit-notes/05.png— Nút thống kê Giấy báo nợ trên hóa đơn gốc.
⚙️ Đánh số riêng cho giấy báo nợ
Theo mặc định, giấy báo nợ dùng chung dãy số thứ tự với hóa đơn của sổ nhật ký. Nếu muốn đánh số riêng:
- Vào cấu hình Sổ nhật ký (Journal) loại bán hàng hoặc mua hàng.
- Tích chọn Số thứ tự giấy báo nợ riêng (Dedicated Debit Note Sequence).
Khi bật tùy chọn này, các giấy báo nợ được đánh số theo dãy riêng (tiền tố D), tách biệt với hóa đơn thông thường.
💡 Tùy chọn này chỉ hiển thị với sổ nhật ký loại bán hàng (sale) hoặc mua hàng (purchase).
Liên quan
- Hóa đơn bán — Lập và quản lý hóa đơn bán hàng (phải thu).
- Hóa đơn mua — Lập và quản lý hóa đơn mua hàng (phải trả).