⚡ Hóa đơn điện tử (E-invoice)
Hóa đơn điện tử (E-invoice) là hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo quy định của Việt Nam. Trong Xbook, bạn tạo hóa đơn điện tử từ hóa đơn bán đã xác nhận, rồi phát hành tới nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (Viettel, VNPT, MISA, BKAV, MIFI) và theo dõi trạng thái xử lý cùng các thông tin định danh như số HĐĐT, mã tra cứu.
⚠️ Xbook hỗ trợ hai cách làm việc với hóa đơn điện tử: xuất file Excel theo mẫu nhà cung cấp (phân hệ Account E-Invoice) và phát hành trực tiếp qua API của nhà cung cấp (các phân hệ tích hợp địa phương hóa Việt Nam). Tùy phân hệ được cài đặt trên hệ thống của bạn mà giao diện sẽ khác nhau.
📋 Khái niệm và quy trình
Quy trình hóa đơn điện tử trong Xbook đi từ hóa đơn bán đã ghi sổ:
- Lập và Xác nhận (ghi sổ) hóa đơn bán như bình thường (xem Hóa đơn bán).
- Từ hóa đơn đã ghi sổ, tạo hóa đơn điện tử chứa các dòng hàng đủ điều kiện.
- Phát hành hóa đơn điện tử: xuất file gửi nhà cung cấp hoặc gửi trực tiếp qua kết nối API.
- Theo dõi trạng thái và lưu lại các thông tin định danh do nhà cung cấp/cơ quan thuế trả về (số HĐĐT, mã tra cứu).
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/e-invoice/01.png— Tổng quan quy trình từ hóa đơn bán đến hóa đơn điện tử.
🔌 Các tích hợp nhà cung cấp HĐĐT
Xbook cung cấp sẵn các phân hệ tích hợp, mỗi phân hệ ứng với một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tại Việt Nam:
| Phân hệ tích hợp | Nhà cung cấp HĐĐT |
|---|---|
l10n_vn_edi_viettel | Viettel SInvoice |
l10n_vn_edi_vnpt | VNPT Invoice |
l10n_vn_edi_misa | MISA meInvoice |
l10n_vn_edi_bkav | BKAV eHoadon |
l10n_vn_edi_mifi | MIFI (Matbao-invoice) |
Ngoài ra, phân hệ Account E-Invoice cho phép xuất file Excel theo đúng cột mẫu của từng nhà cung cấp để nhập lên cổng HĐĐT. Mẫu xuất hiện có sẵn cho: MISA meInvoice, BKAV eHoadon, cùng hai mẫu nháp VNPT eInvoice (draft) và Viettel SInvoice (draft).
💡 Liên hệ quản trị hệ thống để biết phân hệ tích hợp nào đang được cài đặt cho doanh nghiệp của bạn — giao diện phát hành phụ thuộc vào phân hệ đó.
⚙️ Cấu hình nhà cung cấp
Chọn nhà cung cấp cho mẫu xuất file (Account E-Invoice)
Vào Cấu hình → Cài đặt → Kế toán → E-Invoice, đặt E-Invoice Provider (nhà cung cấp HĐĐT mặc định). Đây là mẫu cột được dùng khi xuất file Excel cho hóa đơn điện tử. Các lựa chọn:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| E-Invoice Provider | Nhà cung cấp mặc định: MISA meInvoice, BKAV eHoadon, VNPT eInvoice (draft), Viettel SInvoice (draft). |
Mỗi hóa đơn điện tử vẫn có thể chọn lại nhà cung cấp riêng trên biểu mẫu (trường E-Invoice Provider).
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/e-invoice/02.png— Mục cấu hình E-Invoice Provider trong Cài đặt Kế toán.
Kết nối tài khoản với nhà cung cấp (tích hợp API)
Với phân hệ tích hợp trực tiếp (ví dụ Viettel SInvoice), vào Cấu hình → Cài đặt → Kế toán → Vietnamese Integration và nhập thông tin đăng nhập do nhà cung cấp cấp:
- Mở mục Setup SInvoice.
- Nhập Username và Password tài khoản dịch vụ HĐĐT.
- Chọn ký hiệu hóa đơn mặc định (Invoice Symbol) sẽ dùng khi phát hành.
⚠️ Thông tin đăng nhập và ký hiệu hóa đơn do nhà cung cấp HĐĐT cung cấp. Hãy kiểm tra với tài khoản sandbox trước khi phát hành chính thức.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/e-invoice/03.png— Khai báo tài khoản kết nối nhà cung cấp HĐĐT.
🧾 Tạo hóa đơn điện tử từ hóa đơn bán
Nguồn để tạo hóa đơn điện tử là hóa đơn bán đã ghi sổ (trạng thái Posted).
- Vào Kế toán → Khách hàng → Hóa đơn, mở một hóa đơn đã Xác nhận (ghi sổ).
- Bấm nút E-Invoice trên thanh tiêu đề của hóa đơn. Nút này chỉ hiển thị khi hóa đơn đã ghi sổ và chưa được tạo hóa đơn điện tử.
- Hệ thống tạo một hóa đơn điện tử và sao chép các dòng hàng đủ điều kiện sang. Những dòng có sản phẩm được đánh dấu Not for E-Invoice sẽ bị bỏ qua.
- Sau khi tạo, trên hóa đơn xuất hiện nút thống kê E-Invoices để mở nhanh các hóa đơn điện tử liên quan.
💡 Để tạo hàng loạt: ở màn hình danh sách hóa đơn, chọn nhiều hóa đơn rồi dùng tác vụ Create E-Invoice trong menu hành động. Các hóa đơn chưa ghi sổ, đã có HĐĐT hoặc không còn dòng đủ điều kiện sẽ được bỏ qua.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/e-invoice/04.png— Nút "E-Invoice" trên hóa đơn bán đã ghi sổ.
Loại trừ sản phẩm khỏi hóa đơn điện tử
Trên thẻ sản phẩm, bật trường Not for E-Invoice để các dòng hóa đơn dùng sản phẩm này không được đưa vào hóa đơn điện tử khi tạo.
📤 Phát hành và theo dõi trạng thái
Cách 1 — Xuất file Excel theo mẫu nhà cung cấp
Mở phân hệ hóa đơn điện tử qua menu Kế toán → E-Invoices → E-Invoices, hoặc bấm nút thống kê E-Invoices trên hóa đơn nguồn.
- Mở hóa đơn điện tử cần phát hành, kiểm tra dòng hàng và E-Invoice Provider.
- Bấm Export to Excel. Hệ thống tạo file Excel theo đúng cột mẫu của nhà cung cấp (mỗi nhà cung cấp một sheet) và tải về máy.
- Hóa đơn chuyển sang trạng thái Exported.
- Sau khi đã nhập file lên cổng HĐĐT của nhà cung cấp, bấm Mark as Submitted để đánh dấu trạng thái Submitted.
- Nếu cần xuất lại, bấm Reset to Draft để đưa về Draft.
Trạng thái của hóa đơn điện tử trong cách này:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Draft | Bản nháp, chưa xuất file. |
| Exported | Đã tạo file Excel để nộp lên nhà cung cấp. |
| Submitted | File đã được tải lên cổng HĐĐT của nhà cung cấp. |
💡 Có thể chọn nhiều hóa đơn điện tử trong danh sách rồi bấm Export to Excel ở thanh tiêu đề — hệ thống gom theo nhà cung cấp và xuất chung vào một file (mỗi nhà cung cấp một sheet).
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/e-invoice/05.png— Biểu mẫu hóa đơn điện tử với các nút Export to Excel, Mark as Submitted và thanh trạng thái.
Cách 2 — Phát hành trực tiếp qua API nhà cung cấp
Với phân hệ tích hợp trực tiếp (ví dụ Viettel SInvoice), hóa đơn điện tử được phát hành ngay từ luồng Send & Print của hóa đơn và thông tin định danh được lưu trên thẻ SInvoice của hóa đơn:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Invoice Symbol | Ký hiệu hóa đơn dùng khi phát hành. |
| Sinvoice Status | Trạng thái phát hành trên hệ thống nhà cung cấp. |
| SInvoice Number | Số hóa đơn điện tử do nhà cung cấp cấp. |
| Secret Code | Mã bí mật để khách hàng tra cứu hóa đơn trên cổng nhà cung cấp. |
| Issue Date | Ngày phát hành trên hệ thống HĐĐT. |
Các trạng thái phát hành (Sinvoice Status):
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ready to send | Sẵn sàng gửi đi. |
| Sent | Đã gửi/phát hành thành công. |
| Payment status to update | Cần cập nhật trạng thái thanh toán. |
| Canceled | Đã hủy. |
| Adjusted | Đã điều chỉnh. |
| Replaced | Đã thay thế. |
💡 Khi cần cập nhật tình trạng thanh toán lên nhà cung cấp, dùng nút Send Payment Status trên hóa đơn (hiện khi trạng thái là Payment status to update).
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/e-invoice/06.png— Thẻ SInvoice trên hóa đơn với số HĐĐT, mã tra cứu và trạng thái phát hành.
🔍 Tra cứu và lọc hóa đơn điện tử
Trong danh sách hóa đơn điện tử (Kế toán → E-Invoices → E-Invoices), bạn có thể tìm và lọc theo:
- Invoice Code (số hóa đơn điện tử), Customer Name (khách hàng), Invoice Date (ngày hóa đơn).
- Bộ lọc trạng thái: Draft, Exported, Submitted.
- Bộ lọc thời gian: Today, This Month.
- Nhóm theo Customer, Provider, Status, Date.
Mã bí mật (Secret Code) đi kèm số HĐĐT do nhà cung cấp cấp được dùng để khách hàng tra cứu hóa đơn trực tiếp trên cổng của nhà cung cấp dịch vụ.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/account/e-invoice/07.png— Danh sách hóa đơn điện tử với badge trạng thái và bộ lọc.
Liên quan
- Hóa đơn bán — nguồn phát hành HĐĐT
- Thuế — thuế GTGT áp lên dòng hàng của hóa đơn điện tử
- Cấu hình & Báo cáo — thiết lập chung và báo cáo phân hệ Kế toán