Chuyển tới nội dung chính

📨 Nhắc nợ & theo dõi công nợ

Trang này hướng dẫn thiết lập và vận hành nhắc nợ khách hàng (Follow-up) trong Xbook: định nghĩa các mức độ nhắc nợ (Follow-up Levels) theo số ngày quá hạn, tự động gửi email và in thư nhắc nợ, giao việc cần làm thủ công cho người phụ trách, và theo dõi công nợ phải thu của từng khách hàng. Hệ thống dựa trên các khoản phải thu chưa đối chiếu (hóa đơn bán chưa thanh toán) để xác định khách hàng nào cần nhắc và ở mức độ nào.

🎯 Cơ chế hoạt động​

Để nhắc khách hàng thanh toán, bạn định nghĩa các hành động khác nhau tùy mức độ quá hạn của khách hàng. Các hành động này được gom thành mức độ nhắc nợ (follow-up levels) và được kích hoạt khi ngày đến hạn của hóa đơn đã trôi qua một số ngày nhất định. Nếu một khách hàng có nhiều hóa đơn quá hạn, hệ thống áp dụng hành động của hóa đơn quá hạn nặng nhất.

Mỗi mức độ có thể thực hiện đồng thời nhiều hành động: gửi email (Send an Email), in thư (Send a Letter) và giao việc làm thủ công (Manual Action) cho người phụ trách.

💡 Mỗi công ty chỉ có một kế hoạch nhắc nợ (mỗi công ty một bản ghi followup.followup); bên trong gồm nhiều mức độ phân biệt nhau theo số ngày quá hạn.

⚙️ Thiết lập các mức độ nhắc nợ​

  1. Vào Kế toán → Cấu hình → Nhắc nợ → Mức độ nhắc nợ (Follow-up Levels).
  2. Mở kế hoạch nhắc nợ của công ty (hoặc tạo mới nếu chưa có).
  3. Trong khung Mức độ nhắc nợ, bấm thêm dòng để khai báo từng mức.
  4. Với mỗi mức, khai báo:
    • Hành động nhắc nợ (Follow-Up Action) — tên gọi của mức độ, ví dụ "Gửi email nhắc lần đầu".
    • Số ngày đến hạn (Due Days) — số ngày sau ngày đến hạn của hóa đơn thì mới nhắc. Có thể nhập số âm nếu muốn gửi lời nhắc nhẹ nhàng trước khi đến hạn.
    • Tích chọn các hành động: Việc làm thủ công (Manual Action), Gửi email (Send an Email), In thư (Send a Letter).
  5. Lưu lại.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/follow-up/01.png — Biểu mẫu kế hoạch nhắc nợ với danh sách các mức độ.

⚠️ Số ngày đến hạn của các mức độ phải khác nhau — hệ thống không cho phép hai mức trùng số ngày trong cùng một kế hoạch.

Cấu hình chi tiết từng mức độ​

Mở một mức độ để cấu hình các hành động đi kèm:

  • Nếu bật Việc làm thủ công (Manual Action): chọn Giao người phụ trách (Assign a Responsible) và nhập Việc cần làm (Action To Do).
  • Nếu bật Gửi email (Send an Email): chọn Mẫu email (Email Template) sẽ dùng để gửi.
  • Trong Nội dung in trên thư (Printed Message): soạn lời mở đầu của thư tùy theo mức độ. Có thể dùng các từ khóa thay thế: %(partner_name)s (Tên khách hàng), %(date)s (Ngày hiện tại), %(user_signature)s (Tên người dùng), %(company_name)s (Tên công ty).

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/follow-up/02.png — Biểu mẫu một mức độ nhắc nợ với các hành động email, thư và việc thủ công.

💡 Nếu muốn dùng ký tự phần trăm trong nội dung thư, hãy gõ %% để hệ thống không hiểu nhầm là từ khóa thay thế.

Các trường của mức độ nhắc nợ​

TrườngÝ nghĩa
Hành động nhắc nợ (Follow-Up Action)Tên gọi của mức độ nhắc nợ. Bắt buộc.
Số ngày đến hạn (Due Days)Số ngày sau ngày đến hạn của hóa đơn thì kích hoạt mức này. Có thể âm để nhắc trước hạn.
Việc làm thủ công (Manual Action)Khi xử lý, hệ thống ghi nhận một việc cần làm thủ công cho khách hàng đó.
Giao người phụ trách (Assign a Responsible)Người dùng chịu trách nhiệm thực hiện việc làm thủ công.
Việc cần làm (Action To Do)Mô tả việc cần làm thủ công, ví dụ "Gọi điện cho khách hàng".
Gửi email (Send an Email)Khi xử lý, hệ thống gửi email nhắc nợ.
Mẫu email (Email Template)Mẫu email dùng để gửi cho mức độ này.
In thư (Send a Letter)Khi xử lý, hệ thống in thư nhắc nợ.
Nội dung in trên thư (Printed Message)Lời mở đầu in trên thư, có thể dùng các từ khóa thay thế.

📤 Gửi thư & email nhắc nợ hàng loạt​

Sau khi cấu hình các mức độ, bạn có thể chạy nhắc nợ hàng loạt theo đúng mức độ đã định nghĩa.

  1. Vào Kế toán → Nhắc nợ → Gửi thư và email (Send Letters and Emails).
  2. Trong cửa sổ Gửi nhắc nợ (Send follow-ups), kiểm tra Ngày gửi nhắc nợ (Follow-up Sending Date) — ngày dùng để tính các khoản đã quá hạn tới mức nào.
  3. Bấm Gửi email và tạo thư (Send emails and generate letters).
  4. Hệ thống sẽ, theo từng khách hàng và mức độ tương ứng:
    • Gửi email nhắc nợ với mẫu email của mức độ (nếu mức đó bật gửi email).
    • Đưa khách hàng vào danh sách in thư (nếu mức đó bật in thư).
    • Ghi nhận việc làm thủ công cho người phụ trách (nếu mức đó bật việc thủ công).
  5. Một bảng tóm tắt hành động (Actions Summary) hiển thị số email đã gửi, số thư trong báo cáo và số việc thủ công đã giao.
  6. Nếu có thư cần in, bấm Tải thư (Download Letters) để in; nếu không, bấm Đóng (Close).

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/follow-up/03.png — Cửa sổ Gửi nhắc nợ và bảng tóm tắt hành động.

⚠️ Nếu khách hàng chưa khai báo địa chỉ email, email sẽ không gửi được và hệ thống ghi nhận một việc cần làm để bạn xử lý thủ công.

☎️ Nhắc nợ thủ công theo từng khách hàng​

Ngoài chạy hàng loạt, bạn có thể theo dõi và xử lý nhắc nợ cho từng khách hàng.

  1. Vào Kế toán → Nhắc nợ → Nhắc nợ thủ công (Do Manual Follow-Ups) để xem danh sách khách hàng còn công nợ.
  2. Danh sách hiển thị các cột theo dõi: Ngày hành động tiếp theo (Next Action Date), Hành động tiếp theo (Next Action), Người phụ trách nhắc nợ (Follow-up Responsible), Ngày đến hạn xấu nhất (Worst Due Date), Mức độ nhắc nợ mới nhất (Latest Follow-up Level), Số tiền quá hạn (Amount Overdue) và Số tiền phải thu (Amount Due).
  3. Mở một khách hàng để vào tab Theo dõi thanh toán (Payment Follow-up).
  4. Tại đây bạn có thể:
    • Gán Người phụ trách nhắc nợ (Follow-up Responsible).
    • Đặt Ngày hành động tiếp theo (Next Action Date) và mô tả Hành động tiếp theo (Next Action), ví dụ "Gọi điện, kiểm tra đã thanh toán chưa".
    • Ghi Cam kết thanh toán của khách hàng (Customer Payment Promise) vào ô ghi chú.
  5. Khi đã xử lý xong một việc, bấm ⇾ Đánh dấu hoàn thành (Mark as Done) để xóa hành động đang chờ.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/follow-up/04.png — Tab Theo dõi thanh toán trên hồ sơ khách hàng.

Trong tab này còn có hai nút thao tác nhanh:

  • In công nợ quá hạn (Print Overdue Payments) — in báo cáo công nợ quá hạn của khách hàng, không phụ thuộc mức độ nhắc nợ.
  • Gửi email quá hạn (Send Overdue Email) — gửi email nhắc nợ; nếu mức độ mới nhất không chỉ định mẫu riêng, hệ thống dùng mẫu email mặc định.

💡 Trong danh sách, bạn có thể lọc nhanh bằng các bộ lọc Việc nhắc nợ cần làm (Follow-ups To Do), Khách hàng có công nợ quá hạn (Partners with Overdue Credits), Chưa có người phụ trách (No Responsible) hoặc Nhắc nợ của tôi (My Follow-ups); và nhóm theo Người phụ trách hoặc Mức độ nhắc nợ.

⚠️ Nút In công nợ quá hạn chỉ in được khi khách hàng có bút toán phải thu đã đến hạn và chưa đối chiếu trong công ty hiện tại; nếu không, hệ thống sẽ báo lỗi.

Theo dõi công nợ trong tab khách hàng​

Bảng lịch sử giao dịch trong tab Theo dõi thanh toán liệt kê các khoản phải thu chưa đối chiếu của khách hàng. Các dòng quá hạn (đến hạn ≤ hôm nay và còn dư nợ) được tô đỏ để dễ nhận biết, kèm tổng Số tiền phải thu (Amount Due) ở cuối bảng.

Trường theo dõiÝ nghĩa
Mức độ nhắc nợ mới nhất (Latest Follow-up Level)Mức độ nhắc nợ cao nhất mà khách hàng đang ở.
Ngày nhắc nợ mới nhất (Latest Follow-up Date)Ngày gần nhất mức độ nhắc nợ của khách hàng thay đổi.
Số tiền phải thu (Amount Due)Tổng công nợ phải thu chưa thanh toán.
Số tiền quá hạn (Amount Overdue)Phần công nợ đã quá ngày đến hạn.
Ngày đến hạn xấu nhất (Worst Due Date)Ngày đến hạn sớm nhất trong các khoản còn nợ.
Người phụ trách nhắc nợ (Follow-up Responsible)Người dùng được giao theo dõi việc nhắc nợ khách hàng.
Cam kết thanh toán (Customer Payment Promise)Ghi chú về cam kết trả nợ của khách hàng.

📂 Nhắc nợ của tôi​

Người phụ trách có thể theo dõi riêng danh sách khách hàng được giao cho mình tại Kế toán → Nhắc nợ → Nhắc nợ của tôi (My Follow-Ups). Danh sách này lọc sẵn các khách hàng mà bạn là người phụ trách và có việc nhắc nợ cần làm.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/follow-up/05.png — Danh sách Nhắc nợ của tôi.

Liên quan​