🔒 Khóa sổ & Kết chuyển cuối kỳ

Cuối mỗi kỳ kế toán, bạn cần kết chuyển toàn bộ tài khoản doanh thu và chi phí về tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh, sau đó chuyển phần lãi/lỗ sang tài khoản 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối, rồi khóa sổ để không ai chỉnh sửa được số liệu đã chốt. Xbook hỗ trợ cả hai việc này qua trình kết chuyển cuối kỳ và các ngày khóa sổ (lock dates).

⚠️ Phân biệt: Kết chuyển cuối kỳ sinh ra bút toán đưa số dư các tài khoản doanh thu/chi phí về 0 và xác định kết quả. Khóa sổ chỉ đặt một ngày chặn, không tạo bút toán. Đây là hai thao tác độc lập — thường chạy kết chuyển trước, khóa sổ sau.

📊 Kết chuyển cuối kỳ về 911 / 4212

Trình kết chuyển tự đóng mọi tài khoản doanh thu (đầu 5, 7) và chi phí (đầu 6, 8) về 911, rồi kết chuyển kết quả về 4212. Bút toán được ghi vào một sổ nhật ký kết chuyển (Closing Journal) riêng, để báo cáo Kết quả kinh doanh (B02) vẫn hiển thị số liệu trước kết chuyển — sổ cái và cân đối phát sinh vẫn thấy đầy đủ bút toán.

Các bước thực hiện

1. Vào Kế toán → Kế toán → Kết chuyển cuối kỳ (911).
2. Kiểm tra/điều chỉnh các trường:
   • Ngày bắt đầu (Start Date) và Ngày kết thúc (End Date) — mặc định lấy theo năm tài chính hiện hành. Bạn có thể chọn kỳ theo tháng, quý hoặc năm.
   • Sổ nhật ký kết chuyển (Closing Journal) — mặc định là sổ CLOS. Nếu chưa có, hệ thống tự tạo sổ này lần đầu.
   • TK xác định kết quả kinh doanh (Income Summary Account) — mặc định là tài khoản bắt đầu bằng 911.
   • TK lợi nhuận chưa phân phối (Undistributed Earnings Account) — mặc định là tài khoản bắt đầu bằng 4212 (nếu không có thì lấy 421).
3. Nhấn Tính toán (Compute). Hệ thống liệt kê mọi tài khoản doanh thu/chi phí còn số dư trong kỳ khác 0 vào bảng Tài khoản cần kết chuyển.
4. Soát lại bảng xem trước (cột Tài khoản và Số dư trong kỳ).
5. Nhấn Ghi sổ (Post Entry). Hệ thống tạo và ghi sổ một bút toán kết chuyển vào ngày kết thúc kỳ, rồi mở thẳng bút toán đó để bạn kiểm tra.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/period-closing/01.png — Cửa sổ Kết chuyển cuối kỳ (911) với hai nút Tính toán và Ghi sổ.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/period-closing/02.png — Bảng xem trước "Tài khoản cần kết chuyển" sau khi nhấn Tính toán.

Bút toán kết chuyển được sinh ra

Bút toán ghi tại ngày kết thúc kỳ gồm:

• Mỗi tài khoản doanh thu/chi phí một dòng đưa số dư về 0.
• Hai dòng tổng tại 911: tổng doanh thu ghi Có 911, tổng chi phí ghi Nợ 911.
• Một cặp dòng kết chuyển lãi/lỗ giữa 911 và 4212: nếu lãi thì ghi Có 4212, nếu lỗ thì ghi Nợ 4212 (diễn giải "Kết chuyển lãi/lỗ").

💡 Việc kết chuyển có tính chạy lại an toàn (idempotent): sau khi đã ghi sổ, nếu bạn nhấn Tính toán lại cho cùng kỳ thì danh sách sẽ trống (mọi số dư đã về 0) và hệ thống chặn ghi sổ lần hai với thông báo "Không có gì để kết chuyển".

⚠️ Sổ nhật ký dùng để kết chuyển bắt buộc phải được đánh dấu là sổ kết chuyển; nếu không, hệ thống sẽ báo lỗi và từ chối ghi sổ, vì báo cáo KQKD cần loại trừ đúng sổ này.

Bảng trường tham chiếu

Trường	Ý nghĩa
Ngày bắt đầu / Ngày kết thúc	Khoảng thời gian kết chuyển; mặc định theo năm tài chính hiện hành
Sổ nhật ký kết chuyển	Sổ ghi bút toán kết chuyển (mặc định CLOS); báo cáo B02 loại trừ sổ này
TK xác định kết quả kinh doanh	Tài khoản tổng hợp doanh thu/chi phí, mặc định 911
TK lợi nhuận chưa phân phối	Tài khoản nhận lãi/lỗ, mặc định 4212 (fallback 421)
Tài khoản cần kết chuyển	Danh sách xem trước các tài khoản còn số dư trong kỳ
Số dư trong kỳ	Số dư của từng tài khoản trong kỳ đã chọn

🗓️ Năm tài chính

Khi năm tài chính của doanh nghiệp khác năm dương lịch (hoặc dài/ngắn hơn 12 tháng), bạn khai báo năm tài chính tùy biến.

1. Bật tính năng tại Kế toán → Cấu hình → Cài đặt, mục Năm tài chính (Fiscal Year) — bật tùy chọn "Năm tài chính" để định nghĩa năm dài/ngắn hơn một năm. Tại đây cũng có thể đặt Ngày cuối (Last Day) của năm tài chính.
2. Sau khi bật, vào Kế toán → Cấu hình → Kế toán → Năm tài chính.
3. Nhấn Mới, nhập Tên (Name), Ngày bắt đầu (Start Date), Ngày kết thúc (End Date) rồi Lưu.

⚠️ Các năm tài chính của cùng một công ty không được chồng lấp thời gian; ngày kết thúc không được trước ngày bắt đầu. Hệ thống sẽ chặn nếu vi phạm.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/period-closing/03.png — Màn hình khai báo Năm tài chính.

🔐 Khóa sổ (Lock Dates)

Ngày khóa sổ chặn việc tạo mới và chỉnh sửa bút toán tính đến (và bao gồm) ngày đó. Có nhiều mức khóa cho các mục đích khác nhau.

Cách đặt ngày khóa sổ

1. Vào Kế toán → Kế toán → Ngày khóa sổ.
2. Trong nhóm Khóa sổ quản trị (Management Closing) và Khóa sổ kỳ kế toán (Account Period Closing), nhập các ngày khóa cần thiết.
3. Nhấn Lưu.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/account/period-closing/04.png — Cửa sổ "Khóa kỳ tài chính của bạn" với các trường ngày khóa sổ.

Bảng các loại ngày khóa sổ

Trường	Ý nghĩa
Ngày khóa sổ cho mọi người dùng (Lock Date for All Users)	Không người dùng nào, kể cả cố vấn, được sửa bút toán tính đến và bao gồm ngày này — dùng để khóa năm tài chính
Ngày khóa sổ cứng (Hard Lock Date)	Giống Ngày khóa sổ toàn cục nhưng không cho phép bất kỳ ngoại lệ nào
Ngày khóa sổ tờ khai thuế (Tax Return Lock Date)	Không ai được sửa bút toán liên quan đến thuế tính đến và bao gồm ngày này
Ngày khóa sổ bán hàng (Sales Lock Date)	Chặn tạo/sửa bút toán trong các sổ bán hàng đến hết ngày này
Ngày khóa sổ mua hàng (Purchase Lock Date)	Chặn tạo/sửa bút toán trong các sổ mua hàng đến hết ngày này

💡 Các trường ngày khóa sổ cũng truy cập được tại Kế toán → Cấu hình → Cài đặt, mục Khóa sổ kỳ tài chính (Fiscal Period Closing).

⚠️ Bạn không thể đặt ngày khóa sổ cho mọi người dùng nếu trong kỳ vẫn còn bút toán nháp (chưa ghi sổ) hoặc dòng sao kê ngân hàng chưa đối chiếu. Hệ thống sẽ cảnh báo và mở danh sách các bút toán chưa ghi sổ để bạn xử lý trước.

💡 Chỉ người dùng thuộc nhóm Quản lý kế toán (Account Manager) mới được phép thay đổi ngày khóa sổ.

Liên quan

• Bút toán — Ghi nhận và kiểm tra bút toán trước khi khóa sổ.
• Báo cáo tài chính — Xem Kết quả kinh doanh (B02), Cân đối kế toán sau kết chuyển.
• Cấu hình & Báo cáo — Thiết lập sổ nhật ký, tài khoản và các báo cáo kế toán.