⚗️ Thiết bị & Hiệu chuẩn (ISO 17025)

Phân hệ Thiết bị giúp phòng thí nghiệm quản lý hồ sơ thiết bị xét nghiệm, lập lịch hiệu chuẩn / bảo trì và theo dõi trạng thái cùng hạn hiệu chuẩn theo yêu cầu ISO/IEC 17025, bảo đảm truy xuất nguồn gốc đo lường khi sử dụng thiết bị cho các phép phân tích.

Tổng quan

Trong Xbook, dữ liệu thiết bị được tổ chức quanh hai đối tượng chính:

• Thiết bị (Equipment) — hồ sơ từng thiết bị: nhận diện, người phụ trách, vòng đời và lịch hiệu chuẩn.
• Hiệu chuẩn (Calibration) — nhật ký từng lần hiệu chuẩn / xác minh / bảo trì gắn với một thiết bị.

Ngoài ra còn có Danh mục thiết bị (Equipment Categories) để nhóm thiết bị và đặt chu kỳ hiệu chuẩn mặc định.

Truy cập từ menu: Thí nghiệm → Thiết bị.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/laboratory/equipment/01.png — Menu Thí nghiệm → Thiết bị với hai mục con Thiết bị và Hiệu chuẩn.

Tạo hồ sơ thiết bị

1. Vào Thí nghiệm → Thiết bị → Thiết bị.
2. Nhấn Mới để mở phiếu thiết bị.
3. Nhập Tên thiết bị (ví dụ: ELISA Reader ER-500).
4. Trong nhóm Nhận diện (Identification), khai báo các thông tin:
   • Mã nội bộ (Internal Code) — mã định danh, phải duy nhất theo từng công ty.
   • Số sê-ri (Serial Number), Nhà sản xuất (Manufacturer), Mẫu (Model).
   • Danh mục (Category), Vị trí (Location), Người phụ trách (Responsible).
5. Trong nhóm Hiệu chuẩn (Calibration), khai báo:
   • Ngày mua sắm (Acquisition Date).
   • Chu kỳ hiệu chuẩn (tháng) (Calibration Interval (months)) — mặc định 12, dùng để tính ngày hiệu chuẩn kế tiếp khi chứng thư không ghi ngày.
6. Nhấn Lưu.

💡 Khi chọn Danh mục, nếu danh mục đó đã đặt Chu kỳ hiệu chuẩn mặc định, hệ thống sẽ tự điền chu kỳ này vào thiết bị.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/laboratory/equipment/02.png — Phiếu thiết bị với nhóm Nhận diện và Hiệu chuẩn.

Các trường trên hồ sơ thiết bị

Trường	Ý nghĩa
Tên (Name)	Tên thiết bị
Mã nội bộ (Internal Code)	Mã định danh nội bộ, duy nhất theo công ty
Số sê-ri (Serial Number)	Số sê-ri của thiết bị
Nhà sản xuất (Manufacturer)	Hãng sản xuất
Mẫu (Model)	Tên/mã model
Danh mục (Category)	Nhóm thiết bị
Vị trí (Location)	Vị trí đặt thiết bị
Người phụ trách (Responsible)	Người chịu trách nhiệm thiết bị
Ngày mua sắm (Acquisition Date)	Ngày đưa thiết bị về
Chu kỳ hiệu chuẩn (tháng)	Khoảng cách giữa hai lần hiệu chuẩn
Lần hiệu chuẩn gần nhất (Last Calibration)	Tự tính từ nhật ký hiệu chuẩn
Hiệu chuẩn tiếp theo (Next Calibration)	Ngày đến hạn hiệu chuẩn kế tiếp (tự tính)
Trạng thái hiệu chuẩn (Calibration Status)	Tình trạng hiệu chuẩn hiện tại (tự tính)
Ghi chú (Notes)	Ghi chú dạng văn bản

Vòng đời & trạng thái thiết bị

Mỗi thiết bị có Trạng thái (Status) thể hiện vòng đời, hiển thị trên thanh trạng thái và điều khiển bằng các nút ở đầu phiếu:

Trạng thái	Ý nghĩa
Nháp (Draft)	Hồ sơ mới tạo, chưa đưa vào sử dụng
Đang sử dụng (In Service)	Thiết bị đang vận hành bình thường
Đang hiệu chuẩn (Under Calibration)	Thiết bị đang được gửi đi hiệu chuẩn
Ngừng hoạt động (Out of Service)	Tạm ngừng sử dụng
Đã ngừng sử dụng (Retired)	Thanh lý / loại bỏ (hồ sơ được lưu trữ)

Các nút thao tác ở đầu phiếu (tùy trạng thái hiện tại mà nút hiển thị/ẩn):

1. Đưa vào sử dụng (Set In Service) — chuyển thiết bị sang Đang sử dụng.
2. Gửi đi hiệu chuẩn (Send for Calibration) — chuyển sang Đang hiệu chuẩn (chỉ hiện khi thiết bị Đang sử dụng).
3. Ngừng sử dụng (Set Out of Service) — chuyển sang Ngừng hoạt động.
4. Ngừng sử dụng (Retire) — chuyển sang Đã ngừng sử dụng và lưu trữ hồ sơ.

💡 Trạng thái thiết bị còn được cập nhật tự động theo kết quả hiệu chuẩn: một lần hiệu chuẩn Không đạt (Fail) sẽ đưa thiết bị về Ngừng hoạt động; còn khi đang Đang hiệu chuẩn mà ghi nhận kết quả Đạt (Pass) hoặc Có điều kiện (Conditional) thì thiết bị tự trở lại Đang sử dụng (xem mục dưới).

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/laboratory/equipment/03.png — Thanh trạng thái và các nút thao tác trên đầu phiếu thiết bị.

Ghi nhận & theo dõi hiệu chuẩn

Mỗi lần hiệu chuẩn được lưu thành một bản ghi trong Nhật ký hiệu chuẩn của thiết bị. Có thể nhập từ ngay trên phiếu thiết bị hoặc từ menu Hiệu chuẩn.

Cách 1 — Nhập từ phiếu thiết bị

1. Mở hồ sơ thiết bị, vào thẻ Hiệu chuẩn (Calibrations).
2. Nhấn thêm một dòng và nhập: Ngày (Date), Loại (Type), Kết quả (Result), Ngày đến hạn kế tiếp (Next Due Date), Thực hiện bởi (Performed By), Đơn vị hiệu chuẩn (Calibration Provider), Số chứng thư (Certificate No.).
3. Nhấn Lưu.

Cách 2 — Nhập từ menu Hiệu chuẩn

1. Vào Thí nghiệm → Thiết bị → Hiệu chuẩn.
2. Nhấn Mới.
3. Chọn Thiết bị (Equipment) và khai báo thông tin sự kiện cùng thông tin truy xuất.
4. Nhấn Lưu.

💡 Trên phiếu thiết bị có nút thống kê Hiệu chuẩn (Calibrations) hiển thị số lần hiệu chuẩn; nhấn vào để xem toàn bộ nhật ký của thiết bị đó.

Các trường của một lần hiệu chuẩn

Trường	Ý nghĩa
Thiết bị (Equipment)	Thiết bị được hiệu chuẩn
Loại (Type)	Hiệu chuẩn (Calibration) / Xác minh (Verification) / Bảo trì (Maintenance)
Ngày (Date)	Ngày thực hiện (mặc định là hôm nay)
Ngày đến hạn kế tiếp (Next Due Date)	Ngày ghi trên chứng thư; để trống thì hệ thống tự tính theo chu kỳ
Kết quả (Result)	Đạt (Pass) / Có điều kiện (Conditional) / Không đạt (Fail)
Thực hiện bởi (Performed By)	Nội bộ (Internal) / Bên ngoài (External)
Đơn vị hiệu chuẩn (Calibration Provider)	Đối tác thực hiện hiệu chuẩn
Số chứng thư (Certificate No.)	Số chứng thư hiệu chuẩn
Tiêu chuẩn tham chiếu (Reference Standard)	Chuẩn đo dùng để hiệu chuẩn
Độ không đảm bảo đo (Measurement Uncertainty)	Độ không đảm bảo đo
Tệp chứng thư (Certificate File)	Tệp đính kèm chứng thư hiệu chuẩn
Ghi chú (Notes)	Ghi chú

⚠️ Chỉ những bản ghi có Loại = Hiệu chuẩn (Calibration) và Kết quả = Đạt hoặc Có điều kiện mới được dùng để tính Lần hiệu chuẩn gần nhất và Hiệu chuẩn tiếp theo. Các bản ghi Xác minh hoặc Bảo trì được lưu vào nhật ký nhưng không làm thay đổi hạn hiệu chuẩn.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/laboratory/equipment/04.png — Phiếu một lần hiệu chuẩn với nhóm Sự kiện và Truy xuất nguồn gốc.

Hạn hiệu chuẩn & trạng thái hiệu chuẩn

Từ lần hiệu chuẩn hợp lệ gần nhất, hệ thống tự xác định Hiệu chuẩn tiếp theo (Next Calibration):

• Nếu lần hiệu chuẩn có ghi Ngày đến hạn kế tiếp, hệ thống dùng đúng ngày đó.
• Nếu để trống, hệ thống lấy ngày hiệu chuẩn + chu kỳ hiệu chuẩn (tháng) của thiết bị.

Dựa trên ngày hiệu chuẩn tiếp theo, Trạng thái hiệu chuẩn (Calibration Status) được tính tự động:

Trạng thái	Ý nghĩa
Chưa hiệu chuẩn (Not Calibrated)	Chưa có lần hiệu chuẩn hợp lệ nào
Hợp lệ (Valid)	Còn trong hạn
Sắp đến hạn (Due Soon)	Còn trong vòng 30 ngày tới hạn
Quá hạn (Overdue)	Đã quá ngày đến hạn

Trên danh sách thiết bị, dòng Quá hạn được tô đỏ và Sắp đến hạn được tô cảnh báo để dễ nhận biết. Có thể lọc nhanh bằng các bộ lọc Đang sử dụng (In Service), Sắp đến hạn hiệu chuẩn (Calibration Due Soon), Quá hạn hiệu chuẩn (Calibration Overdue), và nhóm theo Danh mục, Trạng thái, Trạng thái hiệu chuẩn.

💡 Hằng ngày hệ thống tự rà soát các thiết bị Đang sử dụng / Đang hiệu chuẩn và tạo hoạt động nhắc việc cho Người phụ trách khi thiết bị Sắp đến hạn hoặc Quá hạn hiệu chuẩn. Vì vậy nên luôn khai báo Người phụ trách cho mỗi thiết bị.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/laboratory/equipment/05.png — Danh sách thiết bị với cột Hiệu chuẩn tiếp theo và badge Trạng thái hiệu chuẩn.

Truy xuất nguồn gốc khi phân tích (ISO 17025)

Khi thực hiện một phép phân tích, có thể chọn Thiết bị (Equipment) đã dùng trong thẻ Thông tin khác (Other Information) của phiếu phân tích. Danh sách chỉ gợi ý các thiết bị đang ở trạng thái Đang sử dụng.

⚠️ Nếu chọn thiết bị đang Quá hạn hiệu chuẩn, hệ thống sẽ cảnh báo vì việc sử dụng có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của kết quả theo ISO 17025. Khi xác nhận phân tích với thiết bị quá hạn, ghi chú cảnh báo cũng được lưu vào lịch sử của phiếu phân tích.

Danh mục thiết bị

Danh mục giúp nhóm thiết bị và đặt chu kỳ hiệu chuẩn mặc định áp dụng cho thiết bị tạo trong danh mục đó.

1. Vào Thí nghiệm → Cấu hình → Danh mục thiết bị.
2. Nhấn thêm dòng mới hoặc Mới, nhập Tên (Name), Mã (Code) và Chu kỳ hiệu chuẩn mặc định (tháng) (mặc định 12).
3. Nhấn Lưu.

💡 Cột Thiết bị (Equipment) trên danh sách danh mục cho biết số thiết bị đang thuộc danh mục đó.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/laboratory/equipment/06.png — Danh sách Danh mục thiết bị với chu kỳ hiệu chuẩn mặc định.

Liên quan

• Thí nghiệm — Khai báo yêu cầu và mẫu thí nghiệm sử dụng thiết bị.
• Cấu hình & Báo cáo — Thiết lập danh mục, cấu hình và báo cáo của phân hệ.