🛒 Liên kết bán hàng & hóa đơn
Trang này hướng dẫn cách tạo báo giá / đơn bán hàng (sale order) trực tiếp từ một yêu cầu thí nghiệm (laboratory request), để từ đó xuất hóa đơn dịch vụ xét nghiệm cho khách. Tính năng do phân hệ Laboratory Sale cung cấp, hoạt động như một cầu nối đồng bộ các dòng chỉ tiêu trên yêu cầu sang dòng đơn bán tương ứng.
Tổng quan luồng nghiệp vụ
Phân hệ Laboratory Sale không tạo màn hình mới mà bổ sung nút và trường liên kết ngay trên yêu cầu thí nghiệm và đơn bán hàng có sẵn. Luồng đi từ yêu cầu xét nghiệm tới hóa đơn thật gồm các bước:
- Trên yêu cầu thí nghiệm, bấm Tạo báo giá (Create Quotation) để sinh một báo giá (đơn bán hàng).
- Hệ thống tự chép các dòng chỉ tiêu (chỉ tiêu / kháng sinh / combo) sang dòng đơn bán kèm giá.
- Xác nhận báo giá thành đơn bán hàng, rồi tạo hóa đơn từ đơn bán đó.
- Trạng thái bán hàng được phản ánh ngược lại trên yêu cầu thí nghiệm.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/laboratory/lab-sale/01.png— Nút Tạo báo giá (Create Quotation) trên đầu form yêu cầu thí nghiệm.
Tạo báo giá từ yêu cầu thí nghiệm
Đây là điểm bắt đầu của toàn bộ luồng bán hàng.
- Mở Thí nghiệm → Hồ sơ → Yêu cầu thí nghiệm và chọn một yêu cầu đã có các dòng chỉ tiêu.
- Bấm nút Tạo báo giá (Create Quotation) trên đầu form.
- Hệ thống tạo một đơn bán hàng (sale order) mới và tự chuyển bạn sang xem đơn vừa tạo.
Khi tạo, đơn bán hàng được điền sẵn các thông tin lấy từ yêu cầu:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Khách hàng (Customer) | Khách hàng, lấy theo khách trên yêu cầu thí nghiệm. |
| Công ty (Company) | Công ty, lấy theo công ty của yêu cầu. |
| Chứng từ nguồn (Source Document) | Chứng từ nguồn, điền bằng mã yêu cầu thí nghiệm. |
| Yêu cầu thí nghiệm (Laboratory Request) | Trường liên kết trỏ về đúng yêu cầu thí nghiệm đã sinh ra đơn bán này. |
💡 Nút Tạo báo giá (Create Quotation) chỉ hiển thị khi yêu cầu chưa có đơn bán hàng liên kết. Sau khi đã tạo, nút này ẩn đi và thay bằng nút thống kê Sale dẫn tới đơn bán.
⚠️ Yêu cầu phải có ít nhất một dòng chỉ tiêu thì mới tạo được báo giá. Nếu chưa có dòng nào, hệ thống sẽ báo lỗi và không tạo đơn.
Cách các dòng được chép sang đơn bán
Mỗi dòng yêu cầu được đồng bộ thành một dòng đơn bán tương ứng. Hệ thống ghi nhận loại dòng (Laboratory Line Type) là Parameter (chỉ tiêu), Antibiotic (kháng sinh) hoặc Combo (gói).
| Trường trên dòng đơn bán | Ý nghĩa |
|---|---|
| Sản phẩm (Product) | Sản phẩm dịch vụ tương ứng chỉ tiêu trên yêu cầu. |
| Mô tả (Description) | Tên / mô tả chỉ tiêu chép từ dòng yêu cầu. |
| Số lượng (Quantity) | Số lượng cần tính tiền (xem cách tính bên dưới). |
| Đơn giá (Unit Price) | Đơn giá lấy theo giá đã gán trên dòng chỉ tiêu. |
| Thuế (Taxes) | Thuế lấy theo cấu hình thuế của sản phẩm. |
| Tên combo (Combo Name) | Tên gói combo cha, hiển thị với các dòng con thuộc một combo. |
Về số lượng tính tiền, hệ thống áp dụng quy tắc theo số lượng đã làm xét nghiệm (tested quantity):
- Nếu đã làm đủ hoặc vượt số lượng đăng ký, giữ nguyên số lượng gốc trên đơn bán để tính đủ tiền.
- Nếu chưa làm đủ, số lượng trên đơn bán chỉ lấy phần còn lại chưa làm (số lượng đăng ký trừ số đã làm).
💡 Với dòng combo (gói), hệ thống đồng bộ cả dòng cha và các dòng con của gói; dòng con được gắn về đúng dòng cha trên đơn bán qua trường Tên combo (Combo Name).
Đồng bộ tự động khi yêu cầu thay đổi
Sau khi yêu cầu đã có đơn bán liên kết, mọi thay đổi về dòng chỉ tiêu sẽ tự cập nhật sang đơn bán (khi đơn còn ở trạng thái báo giá / nháp):
- Thêm dòng chỉ tiêu mới → tự tạo dòng tương ứng trên đơn bán.
- Sửa số lượng đăng ký hoặc số lượng đã làm xét nghiệm → cập nhật lại số lượng tính tiền trên đơn bán.
- Xóa dòng chỉ tiêu → xóa luôn dòng đơn bán liên kết.
⚠️ Việc đồng bộ chỉ áp dụng theo chiều từ yêu cầu sang đơn bán và chỉ khi đơn bán còn ở trạng thái báo giá (nháp). Khi đơn đã xác nhận thì các dòng không tự cập nhật nữa.
Xuất hóa đơn cho khách
Sau khi đã có đơn bán hàng đầy đủ dòng và giá:
- Mở đơn bán hàng vừa tạo (có thể bấm nút thống kê Sale trên yêu cầu, hoặc vào trực tiếp từ phân hệ bán hàng).
- Xác nhận báo giá để chuyển thành đơn bán hàng chính thức.
- Tạo hóa đơn từ đơn bán theo luồng hóa đơn bán hàng thông thường (xem Tạo hóa đơn).
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/laboratory/lab-sale/02.png— Đơn bán hàng tạo từ yêu cầu, với nút thống kê Yêu cầu thí nghiệm (Laboratory Request) trỏ ngược về yêu cầu.
Theo dõi trạng thái bán hàng trên yêu cầu
Yêu cầu thí nghiệm ghi nhận trạng thái bán hàng (Sales Status) suy ra từ tình trạng của đơn bán liên kết:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chưa lập hóa đơn (Not Invoiced) | Chưa tạo đơn bán, hoặc đơn đã bị hủy. |
| Báo giá (Quotation) | Đã tạo báo giá (đơn còn ở trạng thái nháp / đã gửi). |
| Đơn bán hàng (Sales Order) | Báo giá đã được xác nhận thành đơn bán hàng. |
| Đã lập hóa đơn (Invoiced) | Đơn bán đã được xuất hóa đơn đầy đủ. |
Đi từ đơn bán về lại yêu cầu
Trên đơn bán hàng sinh từ xét nghiệm, hệ thống thêm nút thống kê Yêu cầu thí nghiệm (Laboratory Request). Bấm nút này để mở lại đúng yêu cầu thí nghiệm gốc, thuận tiện khi cần tra cứu chi tiết mẫu và chỉ tiêu trong quá trình lập hóa đơn.
Liên quan
- Đơn bán hàng — quản lý báo giá và đơn bán hàng tạo từ yêu cầu xét nghiệm.
- Tạo hóa đơn — xuất hóa đơn dịch vụ xét nghiệm từ đơn bán hàng.