🧪 Tiêu hao hóa chất / thuốc thử từ kho
Hướng dẫn cách khai báo định mức hóa chất / thuốc thử (reagent) theo từng chỉ tiêu xét nghiệm để hệ thống tự động trừ kho lượng hóa chất tiêu hao khi xét nghiệm được xác nhận. Tính năng này nối quy trình thí nghiệm với phân hệ Tồn kho thông qua định mức nguyên liệu (BOM) gắn vào chỉ tiêu.
💡 Đây là tính năng cấu hình nâng cao dành cho phòng thí nghiệm có nhu cầu quản lý tồn kho hóa chất chi tiết đến từng phép thử. Nếu không khai báo định mức, hệ thống vẫn vận hành xét nghiệm bình thường nhưng không trừ kho tự động.
Khái niệm
Hệ thống tính lượng hóa chất tiêu hao theo chuỗi liên kết:
Yêu cầu thí nghiệm → Dòng yêu cầu (chỉ tiêu) → Chỉ tiêu (parameter) → Định mức nguyên liệu (BOM) → Sản phẩm + Số lượng.
Mỗi định mức nguyên liệu (parameter BOM) là một danh sách các sản phẩm hóa chất / vật tư kèm số lượng tiêu hao cho một lần phân tích. Khi gắn định mức này vào chỉ tiêu, mỗi lần thực hiện chỉ tiêu đó hệ thống sẽ biết cần trừ những hóa chất nào, số lượng bao nhiêu.
Bước 1 — Khai báo định mức nguyên liệu (BOM)
- Vào Chỉ tiêu → Cấu hình → Chỉ tiêu → Định mức nguyên liệu.
- Nhấn Mới để tạo một định mức.
- Nhập Tên định mức (ví dụ tên phép thử hoặc nhóm hóa chất). Tên phải duy nhất trong mỗi công ty.
- Tại thẻ Dòng BOM (BOM Lines), thêm từng dòng hóa chất:
- Chọn Sản phẩm (hóa chất / thuốc thử / vật tư tiêu hao).
- Nhập Số lượng tiêu hao cho một lần phân tích.
- Đơn vị đo và Giá niêm yết được lấy tự động từ sản phẩm.
- Nhấn Lưu.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/laboratory/reagent-stock/01.png— Màn hình định mức nguyên liệu với danh sách dòng hóa chất và số lượng.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên (Name) | Tên định mức nguyên liệu, duy nhất trong mỗi công ty |
| Sản phẩm (Product) | Hóa chất / vật tư tiêu hao lấy từ danh mục sản phẩm |
| Số lượng (Quantity) | Lượng sản phẩm tiêu hao cho một lần phân tích |
| Đơn vị đo (Unit of Measure) | Đơn vị tính, tự động theo sản phẩm (chỉ đọc) |
| Giá niêm yết (List Price) | Giá của sản phẩm, tự động theo sản phẩm (chỉ đọc) |
⚠️ Mỗi sản phẩm trong dòng BOM phải tồn tại trong danh mục Sản phẩm của phân hệ Tồn kho thì hệ thống mới trừ kho được.
Bước 2 — Gắn định mức vào chỉ tiêu
Sau khi có định mức, gắn nó vào chỉ tiêu (parameter) tương ứng để hệ thống biết khi chạy chỉ tiêu này thì dùng định mức nào.
- Mở chỉ tiêu cần khai báo trong danh mục Chỉ tiêu.
- Chọn định mức ở trường Định mức nguyên liệu (BOM).
- Nhập Số lượng tiêu hao (Consumption Quantity) — lượng mẫu / thuốc thử dùng cho một lần phân tích chỉ tiêu này.
- Nhấn Lưu.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/laboratory/reagent-stock/02.png— Trường Định mức nguyên liệu và Số lượng tiêu hao trên phiếu chỉ tiêu.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Định mức nguyên liệu (BOM) | Định mức hóa chất áp dụng cho chỉ tiêu này |
| Số lượng tiêu hao (Consumption Quantity) | Lượng mẫu / thuốc thử tiêu hao cho một lần phân tích chỉ tiêu |
Bước 3 — Theo dõi tổng tiêu hao trên yêu cầu
Trên dòng yêu cầu của một phiếu yêu cầu thí nghiệm, hệ thống bổ sung cột Tổng tiêu hao (Total Consumption). Cột này được hệ thống tính tự động từ số lượng của chỉ tiêu và số lượng tiêu hao đã khai ở chỉ tiêu, giúp người dùng ước lượng hóa chất cần dùng trước khi xác nhận.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/laboratory/reagent-stock/03.png— Cột Tổng tiêu hao trên danh sách dòng yêu cầu thí nghiệm.
Bước 4 — Hệ thống tự trừ kho khi xác nhận
Lượng hóa chất chỉ thực sự được trừ kho khi quy trình được xác nhận. Khi đó hệ thống tự sinh một phiếu xuất kho chứa các dòng hóa chất theo định mức:
- Khi xác nhận phiếu phân tích (Lệnh phân tích): hệ thống duyệt các dòng chỉ tiêu đã duyệt (approved) hoặc từ chối (refused), cộng dồn số lượng theo định mức của từng chỉ tiêu rồi tạo phiếu xuất kho.
- Khi xác nhận đơn bán hàng gắn với yêu cầu thí nghiệm: hệ thống tổng hợp theo công thức Tổng tiêu hao × Số lượng trong dòng định mức cho từng chỉ tiêu.
Phiếu xuất kho được sinh ra mang Nguồn (Origin) là mã của phiếu phân tích hoặc đơn bán hàng tương ứng, nên có thể tìm lại phiếu này trong danh sách phiếu xuất kho của phân hệ Tồn kho theo mã nguồn đó.
💡 Trong khi phiếu phân tích đang ở trạng thái đang thực hiện (ongoing) và đã có phiếu xuất kho, mỗi lần dòng kết quả thay đổi (thêm / bớt chỉ tiêu được duyệt) hệ thống sẽ cập nhật lại phiếu xuất kho cho khớp lượng tiêu hao thực tế.
⚠️ Mỗi yêu cầu chỉ trừ kho một lần. Một yêu cầu có thể vừa được xác nhận qua đơn bán hàng vừa qua phiếu phân tích. Để tránh trừ kho hai lần, nếu yêu cầu đã có phiếu xuất kho từ một nguồn, nguồn còn lại sẽ bỏ qua việc tạo phiếu mới và ghi chú vào lịch sử trao đổi. Đường nào xác nhận trước sẽ giữ phiếu.
⚠️ Hệ thống tìm loại hoạt động xuất kho (outgoing) theo công ty hiện hành để lập phiếu. Nếu công ty chưa có loại hoạt động xuất kho, hệ thống sẽ báo lỗi và không tạo được phiếu — cần cấu hình trong phân hệ Tồn kho trước.
Theo dõi tiêu hao thật
Phiếu xuất kho do hệ thống sinh ra đi từ Kho đến Khách hàng và mang các dòng hóa chất đã tính. Để ghi nhận tiêu hao thật (trừ tồn kho thực tế), thực hiện xác nhận / hoàn tất phiếu xuất kho này như mọi phiếu xuất kho khác trong phân hệ Tồn kho. Từ đó tồn kho hóa chất giảm đúng theo lượng đã tiêu hao cho các xét nghiệm.
Liên quan
- Thí nghiệm — Khai báo yêu cầu, mẫu và chỉ tiêu xét nghiệm.
- Sản phẩm (Tồn kho) — Khai báo hóa chất / vật tư làm sản phẩm để trừ kho.