Chuyển tới nội dung chính

📅 Sửa ngày xác nhận (Back-date)

Tính năng Editable Effective Date (sửa ngày xác nhận) cho phép bạn đặt thủ công ngày xác nhận của đơn mua hàng thay vì để hệ thống tự gán thời điểm hiện tại. Nhờ đó, khi nhập liệu trễ bạn vẫn có thể ghi nhận đúng kỳ kế toán/kho theo ngày phát sinh thực tế (back-date).

💡 Mặc định, Xbook khóa Ngày xác nhận (Confirmation Date) và tự ghi đè bằng thời điểm bấm xác nhận. Cần bật tính năng này để được phép sửa.

Bật tính năng​

  1. Vào Mua hàng → Cấu hình → Cài đặt.
  2. Tại mục Đơn hàng (Orders), tích chọn Editable Effective Date.
  3. Bấm Lưu.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/backdate/01.png — Ô bật tính năng "Editable Effective Date" trong trang Cài đặt phân hệ Mua hàng.

⚠️ Đây là một ô tích cài đặt ở cấp mô-đun: khi bật, hệ thống cài tính năng và áp dụng cho toàn bộ công ty trên hệ thống.

Đặt ngày xác nhận (back-date)​

Trường Ngày xác nhận (Confirmation Date) được mở để sửa khi đơn còn ở giai đoạn trước khi xác nhận, gồm các trạng thái: Nháp (RFQ), Đã gửi (RFQ Sent) và Chờ duyệt (To Approve).

  1. Mở đơn mua hàng cần ghi nhận (RFQ/đơn nháp).
  2. Tại trường Ngày xác nhận, nhập ngày/giờ mong muốn — có thể chọn một ngày trong quá khứ để khớp với ngày phát sinh thực tế.
  3. Bấm Xác nhận đơn hàng để chuyển đơn sang trạng thái Đơn mua hàng (Purchase Order).
  4. Hệ thống giữ nguyên ngày bạn đã nhập thay vì ghi đè bằng thời điểm hiện tại.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/backdate/02.png — Trường "Ngày xác nhận" được nhập một ngày trong quá khứ trên đơn nháp.

💡 Nếu bạn để trống trường Ngày xác nhận, khi xác nhận đơn hệ thống vẫn dùng thời điểm hiện tại như bình thường.

Khóa lại sau khi xác nhận​

Sau khi đơn đã ở trạng thái Đơn mua hàng (Purchase Order), trường Ngày xác nhận trở lại chỉ đọc — đây là vùng an toàn nhất, không cho sửa tiếp.

⚠️ Hãy nhập đúng ngày trước khi bấm xác nhận. Khi đơn đã xác nhận, bạn không còn sửa được Ngày xác nhận trực tiếp trên đơn.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/backdate/03.png — Trường "Ngày xác nhận" ở trạng thái chỉ đọc sau khi đơn được xác nhận.

Ảnh hưởng tới ghi nhận​

Ngày xác nhận được back-date sẽ làm cơ sở ghi nhận theo đúng kỳ phát sinh, giúp số liệu khớp với ngày thực tế khi bạn nhập liệu trễ. Hãy nhập đúng ngày trước khi xác nhận để các chứng từ tạo ra sau đó được ghi nhận theo kỳ mong muốn.

Trường dữ liệu​

TrườngÝ nghĩa
Ngày xác nhận (Confirmation Date)Ngày/giờ xác nhận đơn mua. Có thể sửa thủ công khi đơn ở trạng thái Nháp/Đã gửi/Chờ duyệt; trở thành chỉ đọc khi đơn đã ở trạng thái Đơn mua hàng; ẩn khi đơn đã hủy.

Liên quan​