Chuyển tới nội dung chính

📑 Đấu thầu & Hợp đồng mua

Phân hệ Mua hàng của Xbook cho phép bạn lập hợp đồng mua (Purchase Agreements) để chuẩn hóa việc đặt hàng lặp lại với nhà cung cấp. Có hai hình thức: hợp đồng khung (blanket order) với giá đã thỏa thuận trước, và mẫu đơn mua hàng (purchase template) — kết hợp với tính năng phương án thay thế để gọi thầu nhiều nhà cung cấp, nhập báo giá, so sánh và chọn, rồi sinh ra Đơn mua hàng.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/purchase-agreements/01.png — Tổng quan danh sách Hợp đồng mua trong Xbook.

Bật tính năng Hợp đồng mua​

Tính năng này nằm trong một mô-đun riêng, cần bật trong phần cài đặt trước khi sử dụng.

  1. Vào Mua hàng → Cấu hình → Cài đặt.
  2. Tìm tới nhóm Đơn hàng (Orders).
  3. Bật tùy chọn Hợp đồng mua hàng (Purchase Agreements).
  4. (Tùy chọn) Bật thêm Phương án thay thế mua hàng (Purchase Alternatives) — cho phép liên kết nhiều phiếu hỏi giá với nhau và so sánh chúng (gọi thầu).
  5. Nhấn Lưu để áp dụng.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/purchase-agreements/02.png — Vị trí bật "Hợp đồng mua hàng" và "Phương án thay thế mua hàng" trong Cài đặt Mua hàng.

💡 Sau khi lưu, một mục menu mới Hợp đồng mua hàng sẽ xuất hiện trong Mua hàng → Đơn hàng.

Mở danh sách Hợp đồng mua​

Truy cập Mua hàng → Đơn hàng → Hợp đồng mua hàng.

Tại đây bạn thấy toàn bộ hợp đồng đã tạo, kèm nhà cung cấp, loại hợp đồng, thời hạn hiệu lực và trạng thái. Có thể lọc nhanh theo Hợp đồng khung, Mẫu đơn mua hàng, Nháp, Hoàn tất hoặc nhóm theo Trạng thái, Đại diện mua hàng.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/purchase-agreements/03.png — Danh sách hợp đồng với bộ lọc theo loại và trạng thái.

Tạo hợp đồng khung (Blanket Order)​

Hợp đồng khung là thỏa thuận giá cố định với một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian; sau đó bạn phát hành nhiều đơn mua nhỏ theo mức giá đã chốt.

  1. Vào Mua hàng → Đơn hàng → Hợp đồng mua hàng, nhấn Mới.
  2. Ở trường Loại hợp đồng (Agreement Type), chọn Hợp đồng khung (Blanket Order).
  3. Chọn Nhà cung cấp (bắt buộc với hợp đồng khung).
  4. Khai báo Thời hạn hiệu lực hợp đồng: ngày bắt đầu Từ và ngày kết thúc Đến.
  5. Chọn Bên mua (người phụ trách) và nhập Tham chiếu nếu cần.
  6. Sang tab Sản phẩm, thêm từng dòng: sản phẩm, Số lượng, Đơn vị và Đơn giá đã thỏa thuận.
  7. Nhấn Xác nhận để kích hoạt hợp đồng.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/purchase-agreements/04.png — Form hợp đồng khung với danh sách sản phẩm và đơn giá thỏa thuận.

⚠️ Khi xác nhận hợp đồng khung, mỗi dòng sản phẩm phải có đơn giá lớn hơn 0 và số lượng lớn hơn 0, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi. Sau khi xác nhận, đơn giá này được lưu thành bảng giá nhà cung cấp, tự động áp dụng khi tạo đơn mua.

Tạo mẫu đơn mua hàng (Purchase Template)​

Mẫu đơn mua hàng dùng để lưu sẵn một bộ sản phẩm hay mua, giúp tạo nhanh phiếu hỏi giá mà không ràng buộc thời hạn hay nhà cung cấp cố định.

  1. Vào Mua hàng → Đơn hàng → Hợp đồng mua hàng, nhấn Mới.
  2. Ở Loại hợp đồng, chọn Mẫu đơn mua hàng (Purchase Template).
  3. Thêm danh sách sản phẩm và số lượng dự kiến ở tab Sản phẩm.
  4. Nhấn Xác nhận.

💡 Với mẫu đơn mua hàng, hệ thống không hiển thị thanh trạng thái và không yêu cầu nhập ngày hiệu lực, vì đây chỉ là khuôn mẫu tạo nhanh phiếu hỏi giá.

Gọi thầu nhiều nhà cung cấp & so sánh báo giá​

Khi đã bật Phương án thay thế mua hàng, bạn có thể gửi cùng một yêu cầu tới nhiều nhà cung cấp, nhập báo giá của từng bên rồi so sánh để chọn phương án tốt nhất.

  1. Tạo một phiếu hỏi giá cho nhà cung cấp đầu tiên.
  2. Mở tab Phương án thay thế (Alternatives) trên phiếu, nhấn Tạo đơn dự trù (Create Alternative) để sao một phiếu hỏi giá mới sang nhà cung cấp khác. Lặp lại cho từng nhà cung cấp dự thầu.
  3. Nhập đơn giá, thời gian giao và điều kiện của từng nhà cung cấp vào phiếu tương ứng.
  4. Nhấn So sánh chi tiết sản phẩm (Compare Product Lines) để xem bảng đối chiếu giá, tổng tiền và ngày giao của tất cả phương án.
  5. Trên bảng so sánh, dùng nút Chọn (Choose) ở dòng muốn đặt; dùng Xoá (Clear) để bỏ số lượng ở phương án không chọn.
  6. Xác nhận phiếu hỏi giá đã chọn để chuyển thành Đơn mua hàng.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/purchase-agreements/05.png — Bảng so sánh chi tiết sản phẩm giữa các nhà cung cấp với nút "Chọn".

Sinh Đơn mua hàng từ hợp đồng​

Sau khi hợp đồng đã ở trạng thái Đã xác nhận, bạn phát hành đơn mua trực tiếp từ hợp đồng:

  1. Mở hợp đồng cần đặt hàng.
  2. Nhấn nút Báo giá mới (New Quotation) ở đầu form. Hệ thống tạo một phiếu hỏi giá / đơn mua mới gắn với hợp đồng, tự động lấy sản phẩm và đơn giá từ hợp đồng.
  3. Điều chỉnh số lượng cần mua rồi xác nhận để thành Đơn mua hàng.
  4. Nút thống kê Phiếu hỏi giá / Đơn hàng trên hợp đồng cho biết số đơn đã phát hành; cột Đã đặt ở mỗi dòng sản phẩm cập nhật số lượng đã mua so với dự kiến.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/purchase-agreements/06.png — Nút "Báo giá mới" và số đơn đã phát sinh từ hợp đồng.

Các trạng thái của hợp đồng​

Quy trình hợp đồng mua đi qua các trạng thái sau:

Trạng tháiÝ nghĩa
NhápHợp đồng mới tạo, đang soạn thảo, chưa có hiệu lực.
Đã xác nhậnHợp đồng đã kích hoạt; có thể phát hành đơn mua từ đây.
Đã chốtHợp đồng đã đóng, không phát sinh thêm đơn mua.
Đã hủyHợp đồng bị hủy; các báo giá liên quan cũng được hủy theo.

Các nút thao tác tương ứng trên form:

  1. Xác nhận — chuyển từ Nháp sang Đã xác nhận.
  2. Đóng — chuyển Đã xác nhận sang Đã chốt (chỉ áp dụng cho hợp đồng khung).
  3. Hủy — hủy hợp đồng khi đang ở Nháp hoặc Đã xác nhận.
  4. Đặt lại thành nháp — đưa hợp đồng Đã hủy về lại Nháp.

⚠️ Không thể đóng hợp đồng nếu còn phiếu hỏi giá liên quan đang ở trạng thái nháp, đã gửi hoặc chờ duyệt — hãy xác nhận hoặc hủy các phiếu đó trước. Ngoài ra, chỉ xóa được hợp đồng ở trạng thái Nháp hoặc Đã hủy.

Bảng trường dữ liệu chính​

TrườngÝ nghĩa
Số hợp đồngMã hợp đồng do hệ thống tự sinh, theo loại hợp đồng khung hoặc mẫu đơn mua hàng.
Nhà cung cấpĐối tác cung cấp cho hợp đồng (bắt buộc với hợp đồng khung).
Loại hợp đồngHợp đồng khung hoặc Mẫu đơn mua hàng.
Bên muaNgười phụ trách / đại diện mua hàng của hợp đồng.
Thời hạn hiệu lực hợp đồngKhoảng thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc hợp đồng.
Tham chiếuMã tham chiếu nội bộ tùy chọn.
Sản phẩm cần muaDanh sách dòng sản phẩm kèm số lượng và đơn giá thỏa thuận.
Số lượngSố lượng dự kiến của từng dòng sản phẩm.
Đơn vịĐơn vị tính của sản phẩm.
Đơn giáGiá thỏa thuận cho mỗi đơn vị.
Đã đặtSố lượng đã thực sự đặt mua qua các đơn hàng đã xác nhận.
Trạng tháiTrạng thái hiện tại của hợp đồng (Nháp / Đã xác nhận / Đã chốt / Đã hủy).

⚠️ Không thể đổi Loại hợp đồng hoặc Công ty của một hợp đồng đã rời trạng thái Nháp.

Liên quan​