🧾 Hóa đơn nhà cung cấp

Hóa đơn nhà cung cấp (Vendor Bill) là chứng từ ghi nhận khoản phải trả phát sinh từ một Đơn mua hàng (PO). Từ PO đã xác nhận, hệ thống cho phép tạo hóa đơn, sau đó đối soát giữa số đặt – số nhận – số trên hóa đơn (bill matching) và liên kết trực tiếp sang phân hệ Kế toán để theo dõi thanh toán.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/vendor-bills/01.png — Đơn mua hàng đã xác nhận với nút thông minh Hóa đơn nhà cung cấp (Vendor Bills) và Đối soát hóa đơn (Bill Matching).

🔄 Quy trình tổng quát

Hóa đơn nhà cung cấp không tự đứng một mình mà luôn bắt nguồn từ Đơn mua hàng:

1. Xác nhận Đơn mua hàng từ RFQ (xem Đơn mua hàng).
2. Nhận hàng / ghi nhận số lượng đã nhận (nếu áp dụng kiểm soát theo số đã nhận).
3. Tạo hóa đơn từ PO.
4. Đối soát số đặt – số nhận – số trên hóa đơn.
5. Xác nhận hóa đơn → chuyển sang phân hệ Kế toán để theo dõi trạng thái thanh toán.

🧾 Tạo hóa đơn từ Đơn mua hàng

Khi Đơn mua hàng đã ở trạng thái Đơn mua hàng (đã xác nhận, state purchase), có thể lập hóa đơn nhà cung cấp theo một trong các cách sau.

Lập hàng loạt từ danh sách Đơn mua hàng

1. Vào Mua hàng → Đơn hàng → Đơn mua hàng.
2. Tại danh sách, tích chọn một hoặc nhiều Đơn mua hàng cần lập hóa đơn.
3. Nhấn nút Tạo hóa đơn (Create Bills) trên thanh tiêu đề danh sách.
4. Hệ thống tạo các Hóa đơn nhà cung cấp ở trạng thái Nháp, tự động kéo các dòng sản phẩm, số lượng và giá từ PO sang.
5. Kiểm tra lại nội dung, sau đó Xác nhận hóa đơn.

💡 Khi chọn nhiều PO để tạo hóa đơn cùng lúc, các PO phải cùng một nhà cung cấp.

Lập trực tiếp từ một Đơn mua hàng

Mở một Đơn mua hàng đã xác nhận, sau đó dùng nút Tải hóa đơn lên (Upload Bill) ngay trên biểu mẫu PO để tải lên chứng từ hóa đơn của nhà cung cấp; hệ thống sẽ tạo một Hóa đơn nhà cung cấp ở trạng thái Nháp và đính kèm tài liệu vừa tải lên, đồng thời kéo các dòng từ PO sang.

Sau khi đã có hóa đơn, số lượng hóa đơn được hiển thị ở nút thông minh Hóa đơn nhà cung cấp (Vendor Bills) ngay trên PO; nhấn vào đó để mở danh sách hóa đơn liên quan.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/vendor-bills/02.png — Hóa đơn nhà cung cấp ở trạng thái nháp được tạo tự động từ PO.

Tạo hóa đơn theo chiều ngược lại

Có thể lập hóa đơn trước rồi liên kết về PO. Trên biểu mẫu hóa đơn nhà cung cấp, dùng trường Tự động điền (Auto-Complete) để chọn một chứng từ mua hàng; hệ thống sẽ tự kéo các dòng từ PO tương ứng vào hóa đơn.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/vendor-bills/03.png — Trường Tự động điền trên hóa đơn nháp để chọn chứng từ mua hàng.

⚙️ Chính sách kiểm soát hóa đơn (Bill Control)

Hệ thống dùng Chính sách kiểm soát (Control Policy, trường purchase_method) trên từng sản phẩm để quyết định số lượng được phép đưa lên hóa đơn:

Trường	Ý nghĩa
Theo số lượng đã đặt (On ordered quantities)	Số lượng trên hóa đơn căn cứ vào số đã đặt trên PO. Lập hóa đơn ngay sau khi đặt, không cần chờ nhận hàng.
Theo số lượng đã nhận (On received quantities)	Số lượng trên hóa đơn căn cứ vào số đã nhận thực tế. Chỉ phần hàng đã nhận mới được đưa lên hóa đơn.

Thiết lập trên từng sản phẩm tại Mua hàng → Sản phẩm, mở sản phẩm và chọn giá trị ở mục Chính sách kiểm soát (tab Mua hàng).

💡 Chọn Theo số lượng đã nhận giúp tránh thanh toán cho phần hàng chưa thực nhận — phù hợp khi muốn kiểm soát chặt công nợ.

Đối chiếu 3 chiều (3-way matching)

Để bắt buộc chỉ thanh toán hóa đơn khi đã nhận đủ hàng, bật tính năng Đối chiếu 3 chiều (3-way matching) tại Mua hàng → Cấu hình → Cài đặt → mục Hóa đơn (block Invoicing) → bật Đối chiếu 3 chiều → Lưu.

⚠️ Khi bật đối chiếu 3 chiều, hệ thống chỉ cho phép thanh toán hóa đơn sau khi sản phẩm đã được nhận, giúp ngăn việc trả tiền cho hàng chưa về kho.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/vendor-bills/04.png — Mục Hóa đơn trong Cài đặt Mua hàng với tùy chọn Đối chiếu 3 chiều.

🎯 Đối soát hóa đơn (Bill Matching)

Đối soát là bước so khớp giữa số đặt – số nhận – số trên hóa đơn để phát hiện chênh lệch trước khi ghi sổ.

Có hai cách mở màn hình đối soát:

1. Trên Đơn mua hàng: nhấn nút thông minh Đối soát hóa đơn (Bill Matching).
2. Trên Hóa đơn nhà cung cấp: nhấn nút thông minh Đối soát mua hàng (Purchase Matching).

Màn hình đối soát liệt kê từng dòng theo sản phẩm với các cột sau:

Trường	Ý nghĩa
Nhà cung cấp	Nhà cung cấp của dòng chứng từ.
Mô tả sản phẩm	Tên / mô tả sản phẩm trên dòng.
Số lượng	Số lượng trên dòng chứng từ.
Số lượng đã lên hóa đơn	Số đã được đưa lên hóa đơn.
Số lượng cần lên hóa đơn	Số còn lại chưa lập hóa đơn.
Đơn giá	Giá đơn vị của dòng.
Đã lên hóa đơn	Giá trị (chưa thuế) đã ghi nhận trên hóa đơn.
Đã mua	Giá trị (chưa thuế) theo đơn mua hàng.

Trên màn hình này có hai thao tác:

1. Đối soát (Match) — khớp các dòng hóa đơn với dòng PO tương ứng.
2. Thêm vào PO (Add to PO) — đưa dòng hóa đơn chưa có trên đơn vào một Đơn mua hàng.

💡 So sánh cột Đã mua với cột Đã lên hóa đơn để nhanh chóng phát hiện hóa đơn lệch giá hoặc lệch số lượng so với đơn đặt hàng.

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/vendor-bills/05.png — Màn hình đối soát hóa đơn với các cột Đã lên hóa đơn và Đã mua.

📊 Trạng thái lập hóa đơn

Mỗi Đơn mua hàng có trường Trạng thái lập hóa đơn (Billing Status, invoice_status) phản ánh tiến độ lập hóa đơn:

Trạng thái	Ý nghĩa
Không có gì để lập hóa đơn (Nothing to Bill)	Chưa có dòng nào cần lập hóa đơn.
Chờ lập hóa đơn (Waiting Bills)	Có dòng đủ điều kiện nhưng chưa được lập hóa đơn.
Đã lập hóa đơn đầy đủ (Fully Billed)	Toàn bộ PO đã được lập hóa đơn.

Có thể lọc nhanh danh sách PO theo trạng thái này:

1. Vào Mua hàng → Đơn hàng → Đơn mua hàng.
2. Mở bộ lọc và chọn Chờ lập hóa đơn (Waiting Bills) hoặc Hóa đơn đã nhận (Bills Received).

📷 Cần chèn ảnh: /img/modules/purchase/vendor-bills/06.png — Cột Trạng thái lập hóa đơn với các nhãn màu trên danh sách Đơn mua hàng.

💰 Trạng thái thanh toán & liên kết Kế toán

Sau khi hóa đơn nhà cung cấp được xác nhận, chứng từ thuộc quyền quản lý của phân hệ Kế toán:

• Hóa đơn ghi nhận khoản phải trả cho nhà cung cấp.
• Trạng thái thanh toán (chưa thanh toán / đã thanh toán một phần / đã thanh toán) được theo dõi tại hóa đơn.
• Trên hóa đơn vẫn giữ liên kết về PO nguồn qua nút thông minh Mua hàng (Purchases) để truy vết ngược.

💡 Mọi nghiệp vụ ghi sổ và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp được thực hiện trong phân hệ Kế toán; phân hệ Mua hàng chỉ chịu trách nhiệm tạo và đối soát hóa đơn từ đơn mua hàng.

Liên quan

• Đơn mua hàng — nguồn của hóa đơn
• Cấu hình & Báo cáo