🔁 Đăng ký & Thuê bao (Subscriptions)
Phân hệ Đăng ký (Subscriptions) giúp bạn bán hàng theo gói thuê bao định kỳ (recurring) — khách hàng trả tiền lặp lại theo chu kỳ thanh toán (billing period) như hằng tuần, hằng tháng hoặc hằng năm. Hệ thống tự động lập hóa đơn định kỳ, theo dõi ngày lập hóa đơn kế tiếp (next invoice date), hỗ trợ gia hạn / tạm dừng / hủy và đo lường các chỉ số MRR (doanh thu định kỳ hằng tháng) cùng churn (tỷ lệ rời bỏ).
💡 Một đơn bán hàng trở thành đơn đăng ký khi có gói định kỳ (Recurring Plan) và ít nhất một sản phẩm thuê bao (sản phẩm có bật tùy chọn Subscriptions).
Cấu trúc menu
Sau khi cài đặt, hệ thống bổ sung phân hệ riêng Đăng ký (Subscriptions) trên thanh menu chính, gồm các nhóm:
| Menu | Mục con | Nội dung |
|---|---|---|
| Đăng ký (Subscriptions) | Đăng ký (Subscriptions) | Danh sách thuê bao đang hoạt động |
| Báo giá (Quotations) | Báo giá đăng ký chưa xác nhận | |
| Cần gia hạn (To Renew) | Thuê bao đến hạn gia hạn | |
| Bán thêm (Upsells) | Báo giá bán thêm cho thuê bao hiện có | |
| Khách hàng (Customers) | Danh sách khách hàng | |
| Sản phẩm (Products) | Sản phẩm (Products) | Sản phẩm thuê bao |
| Bảng giá (Pricelists) | Bảng giá áp dụng | |
| Báo cáo (Reporting) | Đăng ký (Subscriptions) | Phân tích đăng ký |
| Giữ chân (Retention) | Phân tích giữ chân khách | |
| Phân rã MRR (MRR Breakdown) | Biến động MRR | |
| Dòng thời gian MRR (MRR Timeline) | MRR theo thời gian | |
| Cấu hình (Configuration) | Gói định kỳ (Recurring Plans), Quy tắc tự động (Automation Rules), Lý do đóng (Close Reasons)... | Thiết lập gói và quy tắc |
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/sale/subscriptions/01.png— Thanh menu phân hệ Đăng ký (Subscriptions) với các nhóm Đăng ký, Sản phẩm, Báo cáo, Cấu hình.
Tạo gói định kỳ (Recurring Plan)
Gói định kỳ định nghĩa chu kỳ thanh toán và các quy tắc gia hạn / tự đóng của thuê bao.
- Vào Đăng ký → Cấu hình → Gói định kỳ (Recurring Plans)
- Nhấn Mới
- Nhập Tên gói (ví dụ: Hằng tháng, Hằng năm)
- Thiết lập Chu kỳ thanh toán (Billing Period): nhập giá trị và chọn Đơn vị (Unit) — Tuần (Weeks), Tháng (Months) hoặc Năm (Years)
- Cấu hình các tùy chọn tự phục vụ và lập hóa đơn (xem bảng dưới)
- Nhấn Lưu
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/sale/subscriptions/02.png— Form Gói định kỳ với chu kỳ thanh toán và tùy chọn lập hóa đơn.
Các trường của gói định kỳ
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên | Tên gói hiển thị khi chọn trên đơn đăng ký (mặc định Monthly) |
| Chu kỳ thanh toán (Billing Period) | Số kỳ và đơn vị (Tuần / Tháng / Năm) giữa hai lần lập hóa đơn |
| Căn theo đầu kỳ (Align to Period Start) | Căn mọi hóa đơn về ngày đầu tiên của mỗi chu kỳ |
| Tự đóng (Automatic Closing) | Số ngày sau hạn thanh toán mà thuê bao chưa trả sẽ tự động bị đóng |
| Mẫu email hóa đơn (Invoice Email Template) | Email tự gửi khi phát sinh hóa đơn; để trống nếu không muốn gửi tự động |
| Khách tự đóng (Closable) | Cho phép khách hàng tự đóng thuê bao của mình |
| Khách tự gia hạn (Renew) | Cho phép khách tạo báo giá gia hạn cho thuê bao |
| Khách thêm sản phẩm (Add Products) | Cho phép khách tạo báo giá bán thêm để điều chỉnh số lượng |
| Gói tùy chọn (Optional Plans) | Các gói khác mà khách có thể chuyển sang khi báo giá / gia hạn |
Tạo sản phẩm thuê bao
Để một sản phẩm có thể bán theo đăng ký, cần bật thuộc tính thuê bao:
- Vào Đăng ký → Sản phẩm → Sản phẩm (Products)
- Mở (hoặc tạo mới) sản phẩm
- Trong tab thông tin chung, bật tùy chọn Subscriptions (sản phẩm thuê bao)
- Mở tab Giá định kỳ (Recurring Prices) và khai báo giá tương ứng với từng gói định kỳ
- Nhấn Lưu
💡 Khi xác nhận một đơn bán hàng có chứa sản phẩm thuê bao, hệ thống tự động biến đơn đó thành đơn đăng ký (subscription).
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/sale/subscriptions/03.png— Form sản phẩm với tùy chọn Subscriptions được bật và tab Recurring Prices.
Tạo đơn đăng ký
- Vào Đăng ký → Đăng ký → Báo giá (Quotations)
- Nhấn Mới
- Chọn Khách hàng
- Chọn Gói định kỳ (Recurring Plan) cho đơn — đây là yếu tố biến đơn thành thuê bao (Recurring)
- Thêm các sản phẩm thuê bao vào dòng đơn hàng
- Nhấn Xác nhận — đơn chuyển sang trạng thái Đang chạy (In Progress) và bắt đầu chu kỳ lập hóa đơn
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/sale/subscriptions/04.png— Báo giá đăng ký với gói định kỳ và dòng sản phẩm thuê bao.
Các trường quan trọng trên đơn đăng ký
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Recurring | Đánh dấu đơn là thuê bao định kỳ |
| Gói định kỳ (Recurring Plan) | Gói chu kỳ thanh toán áp dụng cho đơn |
| Ngày bắt đầu (Start Date) | Ngày bắt đầu hiệu lực của thuê bao |
| Ngày lập hóa đơn kế tiếp (Next Invoice) | Ngày phát sinh hóa đơn định kỳ tiếp theo |
| Ngày lập hóa đơn gần nhất (Last invoice date) | Lần lập hóa đơn gần nhất |
| Ngày kết thúc (End Date) | Ngày kết thúc thuê bao (nếu có) |
| Lý do đóng (Close Reason) | Lý do khi thuê bao bị đóng / hủy |
| MRR / Monthly Recurring | Doanh thu định kỳ quy về hằng tháng |
| Total Recurring | Tổng giá trị định kỳ của thuê bao |
Trạng thái thuê bao (Subscription State)
Mỗi đơn đăng ký mang một trạng thái riêng cho biết vị trí trong vòng đời thuê bao:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Báo giá (Quotation) | Báo giá cho thuê bao mới, chưa xác nhận |
| Báo giá gia hạn (Renewal Quotation) | Báo giá gia hạn cho thuê bao đang có |
| Đang chạy (In Progress) | Thuê bao đang hoạt động / lập hóa đơn |
| Tạm dừng (Paused) | Thuê bao đang hoạt động nhưng tạm ngưng lập hóa đơn |
| Đã gia hạn (Renewed) | Thuê bao đã được gia hạn sang đơn mới |
| Đã rời bỏ (Churned) | Thuê bao đã đóng / kết thúc |
| Bán thêm (Upsell) | Báo giá / đơn bán thêm cho thuê bao hiện có |
Lập hóa đơn định kỳ
Hệ thống tự động phát sinh hóa đơn theo chu kỳ của gói. Bạn cũng có thể lập thủ công:
- Mở thuê bao ở trạng thái Đang chạy (In Progress)
- Nhấn Tạo hóa đơn (Create Invoice) khi đã đến hạn (theo Ngày lập hóa đơn kế tiếp)
- Kiểm tra và xác nhận hóa đơn
⚠️ Nút Tạo hóa đơn chỉ khả dụng khi thuê bao đã được xác nhận và đã đến hoặc qua ngày lập hóa đơn kế tiếp.
Gia hạn, tạm dừng, hủy
Trên form thuê bao đang chạy, hệ thống cung cấp các thao tác sau:
- Gia hạn (Renew): tạo báo giá gia hạn để kéo dài thuê bao. Nút Renew hiển thị khi thuê bao ở trạng thái Đang chạy, Tạm dừng hoặc Đã rời bỏ.
- Bán thêm (Upsell): tạo báo giá bán thêm để điều chỉnh sản phẩm / số lượng cho thuê bao đang hoạt động.
- Tạm dừng (Pause Subscription): chọn từ menu Hành động (Action) trên thuê bao đang chạy để tạm ngưng lập hóa đơn; thuê bao chuyển sang trạng thái Tạm dừng (Paused).
- Tiếp tục (Resume): đưa thuê bao đang tạm dừng trở lại hoạt động. Nút Resume chỉ hiển thị khi thuê bao ở trạng thái Tạm dừng.
- Đóng (Close): đóng / hủy thuê bao. Hệ thống mở hộp thoại yêu cầu chọn Lý do đóng (Close Reason); thuê bao chuyển sang Đã rời bỏ (Churned).
- Mở lại (Reopen): mở lại một thuê bao đã rời bỏ (chỉ hiển thị khi trạng thái là Đã rời bỏ).
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/sale/subscriptions/05.png— Thanh nút trên form thuê bao: Renew, Upsell, Resume, Close.
💡 Khai báo trước danh sách Lý do đóng (Close Reasons) tại Đăng ký → Cấu hình → Lý do đóng (Close Reasons) để phân tích nguyên nhân churn.
Chỉ số MRR và Churn
Hệ thống theo dõi doanh thu định kỳ và tỷ lệ rời bỏ ngay trên thuê bao và trong báo cáo:
- Trên form thuê bao, nút thống kê MRR hiển thị doanh thu định kỳ hằng tháng của hợp đồng.
- Vào Đăng ký → Báo cáo (Reporting) để xem các phân tích:
- Đăng ký (Subscriptions) — phân tích tổng thể thuê bao
- Giữ chân (Retention) — phân tích giữ chân khách hàng
- Phân rã MRR (MRR Breakdown) — biến động tăng / giảm MRR
- Dòng thời gian MRR (MRR Timeline) — MRR theo mốc thời gian
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/sale/subscriptions/06.png— Báo cáo Phân rã MRR (MRR Breakdown).
Liên quan
- Báo giá
- Tạo hóa đơn — hóa đơn định kỳ
- Cấu hình & Báo cáo