🏷️ Số lô & Số sê-ri
Hướng dẫn sử dụng Số lô (Lot) và Số sê-ri (Serial Number) trong phân hệ Tồn kho của Xbook để truy xuất nguồn gốc hàng hóa: theo dõi sản phẩm đi qua kho từ lúc nhập đến lúc xuất, biết được lô hàng nào còn tồn, ở vị trí nào và đã giao cho ai.
Phân biệt Số lô và Số sê-ri
Trong Xbook, mỗi sản phẩm có một thuộc tính Theo dõi (Tracking) với ba lựa chọn:
| Kiểu theo dõi | Ý nghĩa |
|---|---|
| Theo số lượng (By Quantity) | Không theo dõi lô/sê-ri, chỉ quản lý theo số lượng tồn. Đây là mặc định. |
| Theo lô (By Lots) | Nhiều đơn vị sản phẩm dùng chung một số lô. Phù hợp với hàng sản xuất theo mẻ (thực phẩm, hóa chất, dược phẩm). |
| Theo số sê-ri duy nhất (By Unique Serial Number) | Mỗi đơn vị sản phẩm mang một mã sê-ri riêng, duy nhất. Phù hợp với thiết bị điện tử, máy móc, hàng có bảo hành. |
💡 Khác biệt cốt lõi: một số lô đại diện cho cả mẻ hàng (ví dụ 1.000 hộp cùng lô
LOT/0001), còn một số sê-ri chỉ đại diện cho đúng một đơn vị (ví dụ máy có sê-riSN-00001).
Bật tính năng Số lô & Số sê-ri
Trước tiên cần bật tính năng ở cấp hệ thống:
- Vào Tồn kho → Cấu hình → Thiết lập.
- Tại mục Số lô & Số sê-ri (Lots & Serial Numbers), tích chọn để bật.
- Nhấn Lưu.
Sau khi bật, hệ thống mới hiển thị các trường liên quan đến lô/sê-ri trên sản phẩm, phiếu kho và menu danh sách lô.
⚠️ Không thể tắt lại tính năng này khi vẫn còn sản phẩm đang bật theo dõi lô/sê-ri. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn tắt theo dõi trên tất cả sản phẩm trước.
💡 Nếu cần theo dõi thêm Hạn sử dụng (best before, ngày loại bỏ, ngày hết hạn, ngày cảnh báo) gắn với từng lô/sê-ri, hãy bật thêm tùy chọn Hạn sử dụng (Expiration Dates) ngay trong cùng màn hình Thiết lập.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/stock/lots-serials/01.png— màn hình Thiết lập Tồn kho với ô Số lô & Số sê-ri được bật.
Bật theo dõi cho từng sản phẩm
Mỗi sản phẩm cần được chỉ định kiểu theo dõi riêng:
- Vào Tồn kho → Sản phẩm → Sản phẩm và mở một sản phẩm.
- Mở thẻ Tồn kho (Inventory).
- Tại trường Theo dõi (Tracking), chọn Theo lô hoặc Theo số sê-ri duy nhất (hoặc giữ Theo số lượng nếu không cần truy xuất).
- Nhấn Lưu.
⚠️ Chỉ những sản phẩm là hàng lưu kho (Track Inventory) mới có thể bật theo dõi lô/sê-ri. Ngoài ra, nếu sản phẩm đang còn tồn kho dương, hệ thống sẽ cảnh báo khi bạn đổi kiểu theo dõi.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/stock/lots-serials/02.png— thẻ Tồn kho của sản phẩm, trường Theo dõi chọn Theo lô.
Nhập số lô/sê-ri khi nhập – xuất kho
Khi sản phẩm đã bật theo dõi, mỗi lần luân chuyển hàng bạn phải khai báo số lô/sê-ri trên dòng phiếu kho (trường Số lô/Số sê-ri).
Cách hệ thống xử lý lô/sê-ri phụ thuộc vào cấu hình loại hoạt động (operation type):
| Tùy chọn trên loại hoạt động | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tạo mới (Create New) | Cho phép tạo số lô/sê-ri mới ngay khi xử lý phiếu — thường dùng cho phiếu nhập kho. |
| Dùng số có sẵn (Use Existing ones) | Chỉ cho chọn số lô/sê-ri đã tồn tại trong hệ thống — thường dùng cho phiếu xuất kho. |
Để xem hoặc chỉnh các tùy chọn này, vào Tồn kho → Cấu hình → Quản lý kho hàng → Loại hoạt động, mở một loại hoạt động và xem nhóm Số lô/Số sê-ri (Lots/Serial Numbers).
Các bước nhập số lô/sê-ri khi nhận hàng:
- Mở phiếu nhập kho cần xử lý.
- Trên từng dòng sản phẩm có theo dõi, nhập Số lô/Số sê-ri.
- Với hàng theo sê-ri, mỗi đơn vị một dòng và một mã riêng; với hàng theo lô, nhập một số lô chung và số lượng của lô đó.
- Nhấn Xác nhận để hoàn tất phiếu.
💡 Số lô/sê-ri là duy nhất theo từng sản phẩm trong cùng một công ty — không thể tạo trùng tên lô/sê-ri cho cùng một sản phẩm.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/stock/lots-serials/03.png— dòng phiếu nhập kho với cột Số lô/Số sê-ri được điền.
Danh sách Số lô / Số sê-ri
Toàn bộ số lô/sê-ri đã tạo được quản lý tại một nơi:
- Vào Tồn kho → Sản phẩm → Số lô / Số sê-ri (Lots / Serial Numbers).
- Hệ thống hiển thị danh sách, mặc định nhóm theo Vị trí.
- Nhấn vào một số lô/sê-ri để mở phiếu chi tiết.
Các trường chính trên phiếu số lô/sê-ri:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số lô/Số sê-ri (Lot/Serial Number) | Mã định danh duy nhất của lô hoặc sê-ri. |
| Sản phẩm (Product) | Sản phẩm mà lô/sê-ri này thuộc về. Không đổi được sau khi đã phát sinh luân chuyển kho. |
| Tham chiếu (Reference) | Mã tham chiếu nội bộ, dùng khi khác với mã của nhà sản xuất. |
| Số lượng tồn (On Hand Quantity) | Số lượng hiện còn của lô/sê-ri này. |
| Đơn vị (Unit) | Đơn vị tính, lấy theo sản phẩm. |
| Vị trí (Location) | Vị trí đang lưu lô/sê-ri (khi tồn ở một vị trí duy nhất). |
| Mô tả (Description) | Ghi chú thêm cho lô/sê-ri. |
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/stock/lots-serials/04.png— phiếu chi tiết một số lô/sê-ri với các trường thông tin và tồn kho.
Báo cáo Truy xuất nguồn gốc (Traceability)
Từ mỗi phiếu số lô/sê-ri, bạn có thể xem toàn bộ hành trình của hàng hóa:
- Mở một số lô/sê-ri trong danh sách.
- Nhấn nút Truy xuất nguồn gốc (Traceability) ở góc trên phiếu.
- Hệ thống mở Báo cáo Truy xuất nguồn gốc (Traceability Report) hiển thị lịch sử di chuyển: nhập từ đâu, đã xuất đi đâu và cho khách hàng nào.
Ngoài ra, nút Lệnh chuyển hàng (Transfers) trên phiếu cho biết số lô/sê-ri đã xuất hiện trên những phiếu giao hàng nào.
💡 Báo cáo truy xuất giúp xác định nhanh các lô hàng cần thu hồi khi phát hiện lỗi, hoặc tra cứu nguồn gốc một đơn vị hàng theo số sê-ri.
📷 Cần chèn ảnh:
/img/modules/stock/lots-serials/05.png— Báo cáo Truy xuất nguồn gốc của một số lô/sê-ri.