Skip to main content

💳 Hướng dẫn Module Mua hàng

🏗️ Giới thiệu tổng quan về module Mua hàng​

🎯 Vai trò của module Mua hàng​

Module Mua hàng (Purchase) trong Odoo hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình mua sắm, từ lúc phát sinh nhu cầu → tạo yêu cầu báo giá (RFQ) → so sánh nhà cung cấp → xác nhận đơn mua → nhận hàng → ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.

Nó giúp doanh nghiệp:

  • Quản lý tập trung tất cả nhà cung cấp và đơn mua.
  • Chuẩn hóa quy trình phê duyệt và theo dõi mua sắm.
  • Liên kết trực tiếp với Kho (nhập hàng), Kế toán (hóa đơn, công nợ) và Bán hàng (đáp ứng nhu cầu khách).
  • Đảm bảo nguồn cung ổn định, kịp thời và tối ưu chi phí.

🚀 Các lợi ích chính​

  • Tối ưu quy trình mua hàng: Tự động hóa từ yêu cầu báo giá đến đơn mua.
  • Quản lý nhiều nhà cung cấp: Theo dõi báo giá, điều khoản, lịch sử giao dịch.
  • Giảm rủi ro thiếu hàng: Tích hợp với kho, cảnh báo khi tồn kho xuống thấp.
  • Kiểm soát chi phí: Dễ dàng so sánh báo giá, quản lý giá mua và công nợ.
  • Báo cáo minh bạch: Theo dõi chi tiêu theo thời gian, sản phẩm, nhà cung cấp.

🔄 Quy trình mua hàng tiêu chuẩn trong Odoo​

Quy trình chuẩn:

RFQ (Yêu cầu báo giá) → Đơn mua (PO) → Nhận hàng (Receipt) → Hóa đơn (Vendor Bill) → Thanh toán (Payment)

Các bước:

  1. Tạo yêu cầu báo giá (RFQ) gửi đến nhà cung cấp.
  2. Xác nhận báo giá → chuyển thành Đơn mua hàng (Purchase Order).
  3. Nhận hàng (Receipt) và nhập kho.
  4. Ghi nhận hóa đơn nhà cung cấp (Vendor Bill).
  5. Thanh toán cho nhà cung cấp (Payment).

🔗 Liên kết với các module khác​

  • Kho (Inventory): Tự động tạo phiếu nhập kho khi đơn mua được xác nhận.
  • Kế toán (Accounting): Sinh hóa đơn nhà cung cấp, theo dõi công nợ và thanh toán.
  • Bán hàng (Sales): Hỗ trợ mua thêm hàng khi khách đặt vượt tồn kho.

👥 Quản lý nhà cung cấp (Vendors)​

🏷️ Tạo mới nhà cung cấp​

Điều hướng: Purchase → Vendors → Create

muahang muahang muahang

  1. Điền thông tin cơ bản: tên, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế.

muahang

  1. Thêm nhiều địa chỉ liên hệ (ví dụ: địa chỉ thanh toán, địa chỉ giao hàng).

muahang

  1. Gắn sản phẩm thường mua từ nhà cung cấp này (giúp tự động gợi ý khi tạo PO).
  2. Theo dõi lịch sử: tất cả PO, hóa đơn, thanh toán liên quan đến nhà cung cấp.

📦 Sản phẩm mua hàng​

muahang

Điều hướng: Sản phẩm → Mới

muahang

  • Chọn loại sản phẩm: Hàng hóa / Dịch vụ / Combo
  • Cấu hình:
    • Đơn vị tính
    • Thuế GTGT đầu vào
    • Giá chi phí mặc định

muahang

🧾 Yêu cầu báo giá (Request for Quotation – RFQ)​

Điều hướng: Mua hàng → Phiếu hỏi giá → Mới

muahang

  1. Chọn nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng.

muahang

  1. Có thể gửi RFQ qua email trực tiếp từ Odoo.

muahang

  1. Khi nhà cung cấp phản hồi báo giá:

    • Nhập lại đơn giá, thuế, điều kiện thanh toán.

  2. Trạng thái RFQ:

    • Draft (Nháp)
    • Sent (Đã gửi)
    • Confirmed (Xác nhận thành PO)

    muahang

📃 Đơn mua hàng (Purchase Orders – PO)​

Khi RFQ được chấp nhận → chuyển thành PO.

muahang

Nội dung PO gồm:

  • Nhà cung cấp
  • Sản phẩm, số lượng, giá, thuế
  • Thời gian giao hàng

muahang

Trạng thái PO:

  • Nháp → Đơn mua hàng → Khóa

muahang

Có thể chỉnh sửa trước khi xác nhận, nhưng sau khi “Locked” thì không sửa được.

📑 Hợp đồng mua hàng (Purchase Agreements)​

⚙️ Bật tính năng Hợp đồng mua hàng​

Điều hướng: Mua hàng (Purchase) → Cấu hình → Cài đặt (Configuration → Settings)

Trong mục Đơn hàng (Purchase Orders) → bật tùy chọn Hợp đồng mua hàng (Purchase Agreements) → Lưu lại.

muahang

🧩 Các loại hợp đồng / thỏa thuận có sẵn​

Odoo cung cấp 2 kiểu chính:

  • Hợp đồng khung (Blanket Order): hợp đồng mua định kỳ với giá đã thoả thuận, có thể phát hành nhiều đơn mua nhỏ sau đó.
  • Mẫu đơn mua hàng (Call for Tender): gửi yêu cầu báo giá cho nhiều nhà cung cấp, so sánh và chọn nhà cung cấp tốt nhất.

Bạn có thể vào Cấu hình → Thỏa thuận mua hàng (Purchase Agreements Types) để tạo hoặc tùy chỉnh kiểu hợp đồng.

muahang

📝 Tạo hợp đồng mua hàng mới​

Điều hướng: Mua hàng → Thỏa thuận mua hàng (Purchase → Purchase Agreements)

muahang

  1. Bấm Tạo (Create).

muahang

  1. Chọn Kiểu thỏa thuận (Agreement Type) = “Hợp đồng khung” hoặc “Mẫu đơn mua hàng”.

muahang

  1. Nhập:

    • Số hợp đồng / tên thỏa thuận
    • Nhà cung cấp (Vendor)
    • Ngày bắt đầu / ngày kết thúc
    • Người phụ trách
    • Các thông tin mô tả khác

  2. Ở tab Sản phẩm, thêm danh sách sản phẩm, số lượng dự kiến, giá thoả thuận.

  3. Lưu lại.

muahang

🧾 Tạo Đơn mua hàng từ hợp đồng​

muahang

Sau khi hợp đồng được phê duyệt, nhấn nút “New Quotation” hoặc “Create RFQ” trên hợp đồng để tạo đơn mua hàng cụ thể.

muahang

Đơn mua hàng này sẽ lấy thông tin giá, sản phẩm từ hợp đồng/thoả thuận khung.

muahang​

muahang

Xử lý đơn mua như bình thường (xác nhận, nhận hàng, hoá đơn).

✅ Phê duyệt đơn mua hàng (Approval Rules)​

Điều hướng: Mua hàng → Cấu hình → Cài đặt (Purchase → Configuration → Settings)

muahang

  1. Trong phần Đơn mua hàng (Purchase Orders), bật tùy chọn các chức năng cần thiết

muahang

Thông tin các chức năng

(giữ nguyên phần nội dung nhóm tính năng như bản gốc)

  1. Nhấn Lưu lại (Save) để kích hoạt tính năng.

📊 Báo cáo và phân tích mua hàng (Purchase Reports)​

Điều hướng: Mua hàng → Báo cáo → Mua hàng (Reporting → Purchase Report)

muahang

  1. Sử dụng Bộ lọc (Filters) để chọn:
    • Khoảng thời gian: ngày, tháng, quý, năm.
    • Nhà cung cấp hoặc Người phụ trách.
    • Sản phẩm hoặc Danh mục sản phẩm.

muahang

  1. Dùng Nhóm theo (Group By) để phân tích theo:
    • Nhà cung cấp
    • Danh mục sản phẩm
    • Người phụ trách
    • Trạng thái đơn

muahang

  1. Dùng biểu tượng Biểu đồ (Graph) để chuyển đổi hiển thị:
    • Biểu đồ cột (Bar)
    • Biểu đồ tròn (Pie)
    • Biểu đồ đường (Line)
  2. Chọn Yêu thích → Thêm vào bảng điều khiển (Add to Dashboard) để lưu nhanh báo cáo.

📊 Xem và thêm lịch sử báo giá của nhà cung cấp​

Điều hướng: Mua hàng → Cấu hình → Lịch sử báo giá của nhà cung cấp

muahang

  1. Xem thông tin Lịch sử báo giá của nhà cung cấp

muahang

  1. Bấm vào Mới để thêm thông tin

muahang

  1. Nhập các thông tin vào các trường dữ liệu và Lưu